Любая организация имеет документацию, которая в данный момент не нужна, но может понадобиться в будущем, не говоря уже о том, что отчетные документы должны храниться определенный период времени в соответствии с нормативными требованиями действующего законодательства.
Информация о работающих и уволенных сотрудниках, личные дела длительное время сохраняется в отделе кадров. Эта документация занимает много места и требует особой систематизации и условий для хранения.
Архивное хранение личных дел – довольно сложный, требующий неукоснительного соблюдения определенных правил, процесс. Личное дело - это конфиденциальная информация, содержимое личного дела может быть доступно только лицам, которые имеют право работать с такими делами. А значит, доступ к архивам ограничен, и все запросы по делам должны фиксироваться в журнале регистрации с указанием личного дела, времени обращения и возможности доступа. Проблема состоит не только в том, где сохранять довольно объемные документы, но и в том, чтобы сохранить информацию в надлежащем качестве. Бумажные архивы достаточно требовательны, и, чтобы сохранить документы в пригодном для обработки качестве, необходимо соблюдение нормативных требований.
А это значит, что в помещении должен поддерживаться специальный микроклимат; должна проводиться уборка, как сухая, так и влажная; не должно быть яркого света. Чтобы не испортить бумажные архивы; необходим постоянный температурный режим; должна проводиться санитарная обработка помещения, чтобы избежать появления грызунов и плесени, большая часть архива должна храниться в темном помещении, чтобы избежать обесцвечивания или пожелтения бумажных страниц.
Зачастую содержание собственного архива не только не рентабельно, но и невозможно в силу определенных обстоятельств. Наша организация предоставляет услуги не только по архивному хранению личных дел. Мы предоставляем архивохранилища, которые соответствуют всем нормативным требованиям, чтобы обеспечить надлежащее хранение личных дел и сохранность архива.
Наши специалисты помогут оформить все дела, которые будут передаваться в архив в соответствии с требованиями, окажут помощь в ведении архива, проведут систематизацию всех данных, чтобы облегчить поиск нужной информации. Архивное хранение личных дел – это именно те задачи, с которыми ответственно справляются работники нашей организации. Наши специалисты постоянно повышают уровень своей квалификации. Мы стараемся максимально продуктивно обеспечивать не только сохранность вашего архива, но и предоставляем возможность воспользоваться им при первой же необходимости. Наша организация берет на себя обязанности по архивному хранению личных дел.
Многолетний опыт позволяет нам предлагать различные услуги по оформлению, обработке, хранению и систематизации сданных в архив документов, а также по ликвидации материалов, у которых истек срок хранения. Мы оказываем консультационные услуги, так как ведение архива должно соответствовать нормам и требованиям действующего законодательства. К каждому заказу мы подходим индивидуально, учитывая специфику компании и ее требования.
