Деятельность государственных архивных организаций заключается в приеме на хранение и обеспечении сохранности архивных документов временного, постоянного и долговременного хранения. В их обязанности входит предоставление документов, из числа переданных на хранение, а так же выписок из них, заинтересованным лицам, разумеется, в рамках законодательства РФ.
Частные архивные организации Москвы предлагают несколько более широкий спектр услуг, которые в большинстве своем аналогичны тем, которые оказываются государственными компаниями. Если у частной организации есть помещения, технические условия которых соответствуют установленным нормативам архивной деятельности, то в принципе, они могут принимать на хранение архивы клиентов. Но наличие таких помещений, скорее, исключение, нежели правило, поэтому частные компании не хранят у себя, а принимают документы для обработки в других организациях.
В перечень услуг, которыми занимаются частные архивные организации Москвы сегодня, входят: уничтожение документов с истекшим сроком хранения, при условии, что при этом соблюдаются все нормы законодательства, консультационная помощь в формировании архивов компаний. Ключевыми же услугами, в первую очередь являются: сканирование документов и перевод их в электронный вид с последующей передачей на хранение в государственное архивное учреждение. Следует отметить, что появление частных архивных организаций существенно упростило жизнь компаниям, у которых появляется необходимость создания собственного архива.
Дело в том, что государственные архивные организации Москвы принимают документы на хранение только в строго определенном виде, подготовленные, обработанные, классифицированные, учтенные и описанные по всем правилам. Поэтому, когда предприятие заканчивает свою деятельность по причине банкротства, расформирования, или иным причинам, для передачи документов в архив оно должно их соответствующим образом подготовить. В этой ситуации, частная архивная организация способна оперативно и грамотно помочь компании, систематизировать бумажные документы, отсканировать, структурировать на электронном носителе и передать их в госархив соблюдая законные нормы.
