Архивохранилище - это база данных (для документов в электронном формате) или локальное место (для бумажных документов) хранения архивов, технически обеспечивающее удобство хранения и поиска документов.
Документы попадают в архивохранилище лишь после присвоения им уникального регистрационного номера, также именуемого индексом. Как правило, документы из такого места, как архивохранилище, выдаются по письменному разрешению ответственного лица. Таким лицом может быть как руководитель компании или его заместитель - для передачи документов во внешние структуры, так и заведующий архивохранилищем - для передачи документов сотрудникам для внутри служебного использования.
Процессом выдачи, приёма, проверки, сортировки, возврата документов занимается сотрудник архивохранилища. Когда элемент архива выдаётся кому-либо, его место занимает специальный уведомляющий лист, а также документу присваивается архивный шифр, документ-заверитель и лист использования. Таким образом, можно без труда найти документ, даже если он был уже передан кому-либо.
При необходимости выдачи документа работник, отвечающий за архивохранилище, обязан сверить архивные шифры с переписью дел архива, а также в некоторых ситуациях детально проверить содержимое элемента архива. При этом производится регистрация в специальных реестрах выдачи и оформляется акт выдачи документа. Выдача документов производится на установленные сроки согласно регламенту компании: на месяц дела выдаются сотрудникам компании, на три месяца - внешним организациям и на 6 месяцев в правоохранительные и судебные инстанции.
В процессе приёма архивных дел в архивохранилище заведующий обязан проверить сохранность и целостность документа и зарегистрировать факт приёма в специальном реестре выдачи архивных документов. Если же документ не прошёл проверку целостности, заведующий должен написать специальное уведомление, подписанное заведующим архивохранилищем и сдающим лицом, руководителю компании. Важно осознавать необходимость обеспечения безопасности архивных документов в процессе их перевозки, например, из одного в другое архивохранилище. Документы должны транспортироваться в надёжных контейнерах, защищающих их от механических, термических и прочих неблагоприятных воздействий.
Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
