Сложно представить современный бизнес в наши дни, который не знаком с понятием электронного документооборота. Даже если в данный момент компания «по старинке» пользуется бумажными документами и содержит масштабные архивы, наверняка ее руководство задумывается о переводе документооборота в электронный вид. Преимущества такого решения очевидны:
- значительно сокращаются банальные затраты на обеспечение работы техники: постоянную закупку расходных материалов для принтеров, обслуживание самой оргтехники и ее периодическая замена;
- упрощается весь процесс согласования документации: поиск, передача и подписание документов в электронном виде происходит в разы быстрее (особенно, когда речь идет о работе нескольких филиалов);
- архивная электронная база данных более надежна и комфортна в использовании: снижаются риски потери документов, упрощается процедура их поиска и т.д.
Однако организация и внедрение электронного документооборота имеет и свои сложности. Многие из них так или иначе связаны с отсутствием достаточных знаний в вопросах делопроизводства, непониманием затрат, которых потребует перевод документооборота компании и не только.
К чему готовиться руководителю?
-
Услуга организации электронного документооборота требует постоянных вложений. Нельзя один раз оплатить ее и «забыть». Заранее готовьтесь к тому, что вам придется приобрести программное обеспечение для работы с электронными базами данных, оплатить работу по внедрению ПО в другие системы компании, тратить деньги на его последующее обслуживание. В общем, это не разовая покупка, а постоянные вложения, без которых эффективная работа системы будет невозможной.
-
Если в вашей компании сотрудники годами работали с бумажными документами, готовьтесь к тому, что переход на электронный документооборот для них будет стрессовым. В отдельных случаях стресс окажется непреодолимым (и с некоторыми сотрудниками придется расстаться). Лучший способ смягчить этот процесс - одновременно с процессом внедрения потратить деньги на корпоративное обучение вашего персонала без отрыва от производства.
-
Некоторые документы компания в соответствии с законодательством Российской Федерации все равно придется хранить в бумажном виде. Российское делопроизводство несовершенно, и правовая база, которая бы позволила сделать электронные аналоги всех документов юридически равнозначными, на данный момент отсутствует.
- Электронный документооборот можно внедрять только в том случае, если на вашем предприятии количество неустойчивых бизнес-процессов сведено к минимуму. Если в компании постоянно меняется персонал, ответственный за определенные процессы, передача дел повлечет за собой определенные трудности.
Осознайте простую вещь: внедрение электронного документооборота - это долгоиграющая стратегическая инвестиция. Система автоматически и напрямую не будет генерировать доход для вашего предприятия и сама по себе будет требовать постоянных финансовых сложений. Однако процессы, которые вовлечены в электронный документооборот, станут на порядок эффективнее. То есть измерить выгоду от внедрения в денежном выражении сложно, столкнуться с трудностями придется. О преимуществах внедрения мы вначале сказали. Принимать решение вам. Пусть оно будет осознанным.
