Что такое сканирование и обработка документов?

Что представляют собой услуги сканирования и обработки документов?

Для того чтобы перевести документы в электронный формат, их нужно отсканировать. Причем, не просто выполнить сам процесс сканирования, а задать оборудованию определенные параметры, в зависимости от типа документа, его назначения и возможного использования в цифровом виде. Кроме того, самому процессу сканирования предшествует сортировка документов: по формату, назначению и другим параметрам.

Непосредственно сканирование должно выполняться на современном оборудовании

Хорошие сканеры обеспечивают высокое качество передачи изображения. В компании «Архивный Центр» используется современное оборудование, соответствующее требованиям функциональности и скорости сканирования.

Обработка документов

Услуги сканирования и обработки документов включают в себя работу с уже оцифрованными документами. Это и есть обработка отсканированной документации. Сразу после сканирования обработка документов должна выполняться всегда. Этот процесс позволит в будущем быстро найти нужный документ и обеспечит удобство работы с ним.

Существует несколько видов обработки документов:

• Распознавание текста. Сразу после сканирования документ имеет формат картинки. Для того чтобы обеспечить возможность работы с ним в электронном формате, необходима обработка с целью распознавания текста.
• Индексация в базу данных или архив. Отсканированные документы могут быть помещены либо в базу данных, систему электронного документооборота, либо в электронный архив. В первом случае это документы, не вышедшие из документооборота компании. Во втором — документы, предназначенные для архивного хранения.
• Сортировка и маркировка документов. Определения папок хранения той или иной документации, прописывание специальных данных, по которым можно будет легко найти конкретный документ по названию, дате или части текста во всей базе данных.

Сканирование, обработка документов — кропотливый, трудоемкий процесс. К каждому его этапу необходимо относиться с максимальным вниманием. Важно, чтобы не было допущено ни одной ошибки. Именно поэтому мы рекомендуем доверять профессионалам.

Мы поможем вам:

• сократить затраты на приобретение оборудования и наем сотрудников;
• снять с сотрудников компании часть непрямых обязательств;
• грамотно создавать СЭД и электронный архив;
• быстро и качественно оцифровывать любые виды документации.