Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Электронные архивы и базы данных

Электронные архивы и базы данных

Оформление документовЗа время работы любой успешной компании накапливается большое количество документов, которые необходимо сдавать в архив. Постепенно этот архив очень сильно разрастается и в случае если необходимо отыскать какой-то документ многолетней давности, то превращается, порой, в весьма сложную задачу, на решение которой уходит большое количество времени. Это неудивительно, так как отыскать нужный документ в целой горе папок весьма и весьма сложно.

Преимущества при создании электронного архива

Значительно упростить данную задачу можно, в случае если будут созданы и будут регулярно обновляться электронные архивы и базы данных. Их применение является не только удобным, но и позволяет значительно сократить расходы на организацию всех протекающих в компании бизнес-процессов, так как теперь имеется возможность быстро найти необходимый архивный документ.

Возможности электронного архива и базы данных

Электронные архивы и базы данных могут дополнительно интегрироваться в различные пользовательские программ (например, в распространенную программу 1С), что позволяет обеспечить возможность быстрого обучения поиску по всему электронному архиву. Кроме этого необходимо учесть тот факт, что электронные архивы и базы данных можно содержать в нескольких экземплярах и хранить на различных носителях, что увеличивает степень безопасности и предотвращает случайную возможность потери наиболее важных данных.

Создание электронного архива

При создании электронного архива все необходимые документы сканируются и переводятся в один из популярных форматов – PDF, JPG, TIFF или некоторые другие. После этого документы специальным образом сортируются и размещаются в базу данных, в которой они могут быть быстро найдены с помощью специальных программ. Наиболее перспективными на данный момент является создание электронных архивов финансовой, проектной, нормативной и технической документации.

Требования к электронным архивам и базам данных

Создание электронного архива и базы данных, согласно законодательству, должно идти в полном соответствии со стандартом MoReq2, который предусматривает неукоснительное соблюдение следующих особенностей:

  • Соблюдение строгих правил по хранению
  • Хранение только итоговой версии документа без промежуточных вариантов
  • Предотвращение возможности внесения изменений в документы
  • Наличие строгой классификационной системы
  • Запрещено удаление документов из архива за исключением определенных законодательством.

В случае если вы планируете создать электронный архив или вам требуется помочь в архивном деле, то вы можете обратиться за помощью к нам, мы имеем возможность решить все вопросы в этой сфере и обладает солидным опытом в области создания электронных архивов в различных отраслях экономики.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи