Традиционные архивные фонды с документами на бумажных носителях постепенно уступают место информационным технологиям. Электронные документы уверенно оттесняют бумажные на периферию жизни современного общества — стремительной и насыщенной событиями.
Если вся архивная информация и библиотечные фонды будут переведены в электронный вид, то человек из любой точки мира теоретически может получить доступ ко всему массиву информации — достоверной и исчерпывающей.
Электронный архив — современный способ сделать доступ к документам простым и быстрым, а значит — повысить эффективность труда сотрудников и сэкономить финансовые средства. Не нужно искать папку, шелестеть листами бумаги: достаточно нажатий нескольких клавиш и документ нашёлся. А сколько сложностей из-за отсутствия нужного документа в командировке можно было бы успешно избежать, будь под рукой доступ к электронному архиву.
Архив организации может быть отсканирован и переведен в электронный вид. Весь документооборот компании может стать электронным. В качестве места хранения могут выступить электронные носители, собственные сервера или сервера компании-посредника — есть где развернуться.
Научная ценность и историческая значимость документа в ряде случаев определяется его сохранностью на бумажном носителе. В иных же ситуациях, когда наличия электронного образа достаточно для того, чтобы удовлетворить потребность организации в документе, перевод документооборота в цифровой вид выглядит оправданным, а создание электронного архива в качестве дублёра бумажному — тем более.
Электронные архивы обладают исключительно высоким потенциалом в сфере крупного бизнеса, который может функционировать как территориально раздробленная бизнес-структура. Внедрение электронного архива увеличит скорость взаимодействия между отделениями организации, сократит риски утраты электронных документов, снизит трудозатраты на поиск документов. Удалённый доступ и интеграция электронного архива с другими программами и вовсе открывают потрясающие перспективы.
