Инвентаризация архивов - это периодическая проверка архивной документации фирмы, осуществляемая с целью переучёта документов, подтверждения их наличия и сохранности.
Необходимость инвентаризации архивов
Прежде всего, в инвентаризации нуждаются бумажные архивы крупных организаций, которые находятся на их территории.
- Во-первых, нередки случаи путаницы в бумажных архивах, например, из-за недостаточной внимательности сотрудников, документ может быть положен не на «ту» полку или не в «ту» папку. За определённый период времени таких случаев накапливается достаточное количество, и только тщательная инвентаризация архивов позволит Вам разобраться с возникшим беспорядком.
- Во-вторых, случаются и случаи бесследной пропажи документов: это может быть и случайная потеря, и умышленное хищение или уничтожение. Учитывая то, что срок хранения многих важных документов определён действующим законодательством, отсутствие в архиве необходимого документа может иметь тяжёлые юридические последствия для руководителей компании. В случае исчезновения важной документации своевременно проведённая независимая инвентаризация архивов позволит компании принять своевременные меры по её поиску или восстановлению. Поэтому так важно проводить инвентаризацию регулярно.
- Если архивная документация Вашей фирмы хранится в независимых архивных учреждениях, Вы так же можете потребовать проведения инвентаризации, чтобы убедиться в сохранности документов.
Первичная инвентаризация архивов
Кроме того, существует первичная инвентаризация архивов, которая является начальным этапом процессов оптимизации документооборота и обновления архивов компании. В такой инвентаризации нуждаются те фирмы, где архивирование документации происходит стихийно на протяжении многих лет, и архивы которых не систематизированы. В этом случае инвентаризация архивов, так же как и процесс их каталогизации и систематизации, преследуют цель - облегчить поиск документов, а соответственно сэкономить время сотрудников.
Услуги по инвентаризации архивов
Наша компания предлагает услуги по инвентаризации архивов Вашей организации: инвентаризация будет проведена качественно и в кратчайшие сроки. После проведения инвентаризации архивов наши специалисты составят инвентаризационные описи - документ, имеющий юридическую силу.
