Доверять приемку, систематизацию или хранение важных бумаг стоит только грамотным документоведам. Время от времени требуется инвентаризация документов. Конечно, можно сразу же нанять в штат архивистов. Однако организации придется тратить средства на выплату заработной платы, покупку оборудования, взносы за работников в различные фонды, создание оптимальных условий хранения документации. Стоит ли расходовать средства и самостоятельно приводить в порядок бумаги, если можно пригласить профессионалов и оплатить только работу?
Инвентаризация документов состоит из целого спектра работ:
- из составления перечня важных бумаг подлежащих хранению (в списке указываются даты поступления документов);
- из ревизии фактического наличия документации;
- из проверки бумаг на корректность оформления;
- из определения бумаг, период хранения которых закончился;
- из выявления утраченных документов.
Инвентаризация документов – сравнение необходимых для деятельности компании документов с фактическими, в частности, ревизия бумаг, в которых отражаются хозяйственные операции.Сразу же после инвентаризации уничтожаются бумаги с закончившимся сроком хранения. Утраченные документы восстанавливаются. Выявленные недостатки оформления бумаг корректируются.
Инвентаризация документов необходима в следующих ситуациях:
- при смене собственника компании (в случае продажи, а также во время преобразования государственного предприятия);
- во время смены руководства организации;
- при увольнении или приеме на работу нового главного бухгалтера;
- перед объявлением о банкротстве;
- в случае выявления утраты части архива;
- перед сдачей предприятия в аренду.
Инвентаризация документации подразделяется на 4 вида:
- частичная инвентаризация (осуществляется ежегодно 1 раз для каждого входящего в структуру организации объекта);
- периодическая инвентаризация (выполняется в определенные заранее утвержденные сроки);
- полная инвентаризация (ревизия всей документации организации выполняется или перед составлением отчета, или в случае запроса из следственных или федеральных округов);
- выборочная инвентаризация (проводится поверка документации для определенного подразделения организации).
Почему мы?
Оперативно и грамотно мы окажем необходимые вашей компании услуги. Опытные архивисты внимательно изучат бумаги. Проведут ревизию документов. Выявят имеющиеся недочеты. При необходимости вы сможете обговорить условия устранения недостатков. Мы поддерживаем доступные цены.
