Архивированию и сдаче на хранение в соответствующее подразделение организации или стороннюю специализированную компанию, по правилам, подлежит документация и постоянного, и временного (то есть более десятилетия) хранения, включая личные дела персонала.Дела краткосрочного хранения чаще не поступают в архив, оставаясь в отделах, где были заведены до окончания надобности в них и истечения сроков сохранности. Хотя отдельные случаи (например, при отсутствии в подразделении площадей для хранилища) позволяют решением руководства определить их вархив, где, по окончании периода хранения, они подлежат уничтожению с составлением положенных актов и до, и после процедуры.
Правила, определяющие, как передать архив, требуют сдачу в хранилище деловой документации за период до трех лет после окончания их использования. Свежие бумаги нет смысла определять на хранение, поскольку при частом использовании понадобятся частые запросы их из архива, что достаточно неудобно.
Регламент или график, определяющий передачу архива, разрабатывается в произвольном виде, поясняющем, каким подразделением предприятия (включая конкретных ответственных лиц), когда в году это предполагается осуществлять. Составляется руководителем архива, согласовывается с главами указанных подразделений, после чего визируется руководителем либо главой службы делопроизводства компании.
Сроки предпочтительно указывать более широко, дабы иметь временное маневренное пространство.
1. Экспертиза ценности всей имеющейся деловой документации с отбором необходимой части для передачиархиву (дела хранения постоянного, временного – свыше десятилетия). Составление сдаточной описи, в том числе на дела, еще не включенные в номенклатуру. Постоянное хранение позволяет сдачу в хранилище без описи – учет допустимо вести лишь по номенклатуре.2. Одновременно с экспертной оценкой в отделах производится контроль правильности (соответствия стандартам) формирования, а также оформления дел, включая и те, что вновь заведены и не планируются к сдаче – полностью или выборочно. Особенно важно проверить полноту сведений на обложке.3. После того, как передача архива произведена, выполняется его научно-техническая обработка (прошивка, переплет, переоформление и пр.). Обычно архивисты заново компонуют и перепрошивают дела, поскольку специалисты отделов недостаточно компетентны в знаниях тонкостей архивного дела.
