Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Как уничтожить документы?

Как уничтожить документы?

Перед тем, как произвести уничтожение документов, архивистами организации, ее подразделения или стороннего архива производится выборка и описание подлежащей постоянному и длительному хранению документации. Описи утверждаются руководством организации или, в отдельных случаях, экспертной комиссией госархива (если предприятие является фондообразователем этого госархива).

Работы по выделению дел к уничтожению

Комиссией выделяются дела временного хранения к утилизации и, чтобы исключить риск случайного уничтожения важных бумаг, производится полистная проверка дел. Подшитые (что не соответствует правилам) в утилизируемые дела бумаги разного срока хранение изымаются (дело расшивается) и оформляются в новые дела после полной экспертизы фонда.

Секретные и несекретные дела

Секретные, несекретные дела подлежат включению в отдельные акты. Копии при наличии оригинала документа постоянного хранения уничтожаются, при отсутствии – сохраняется одна копия.

Поврежденные документы

Обязательно выделяются к уничтожению документация с большими повреждениями, делающими ее нечитаемой и невосстанавливаемой. Экспертной комиссией выявляется и точное количество уничтожаемой документации, и ее вес, после чего оформляется соответствующий акт, а делам определяется отдельное место хранения до утилизации.

А сама утилизация производится в присутствии комиссии до полной переработки – самостоятельно или сторонней организацией, после чего составляется новый акт за подписью всех присутствовавших членов ЭК.

Процедура утилизации.

Иногда перед тем, как уничтожить документы, создается сканированием электронный архив. Но выделенные к утилизации бумаги запрещено использовать для сторонних нужд (на черновики и прочее). При полной утилизации выполняется разброшюровка с извлечением скрепок и прочего крепежа (чтобы не повредить шредер), а сам процесс утилизации производится на территории предприятия или за пределами ее территории (что требует тщательной упаковки для предотвращения утери бумаг).

Присутствие специалистов компании-заказчика обязательно и при погрузке, и при утилизации, поскольку требуется конфиденциальность, еще и поэтому документация не сдается в качестве макулатуры, а именно утилизируется, что предотвращает утечку данных.

Как уничтожаются документы?

Шредированием (измельчением), химическим путем или сжиганием. Электронный архив предполагает несколько иную процедуру утилизации документов (файлов).

Уничтожение электронных документов.

Удаленный в корзину файл даже после ее очистки не исчезает, сохраняясь на пространстве жесткого диска как «магнитное эхо».

Требуется несколько (до 8 по гражданскому стандарту, до 50 – по нормативам пентагона) циклов записи-удаления новых файлов поверх (инфомусора), чтобы восстановление файла стало невозможным.

Второй путь – электромагнитное излучение, третий – физическое уничтожение носителя (температурой, химпрепаратами или разрушительными ударами.)

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи