Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Опись для сдачи документов в архив

Опись для сдачи документов в архив

27.06.2016

Перед любой организацией рано или поздно встает вопрос о том, как правильно оформить опись для сдачи дел в архив. Зачем это нужно? Как правило, компании хранят свою документацию в течение некоторого срока, по истечении которого необходимо передавать документы постоянного и длительного хранения в госархив для обеспечения их сохранности и надлежащего учета.

Опись документов для сдачи в архив

Как это должно проходить

Сдача документов в госархив должна осуществляться согласно установленному порядку, который включает упорядочивание и систематизацию, анализ и установление сроков, подшивку дел и переплет, нумерацию и проставление штампов, а так же оформление описи.

Что такое внутренняя опись

Внутренняя опись представляет собой учётный документ, перечисляющий содержащиеся в деле документы с обозначением номеров, наименований, индексов, дат, общее число документов, так же прописывается, сколько листов в самой описи. Подшивается в самом начале дела.

Сдача документов

Опись для сдачи документов в архив содержит систематизированный перечень и составляется по установленному образцу. Дела располагаются по важности и с учетом хронологии, и каждое имеет свой порядковый номер. Если дело объемное и разбито на тома, то каждый том носит свой порядковый номер.

Данные дела именуются описательной статьей

В ней принято указывать: номер, заголовок (для каждого дела – свой, чтобы не было повторения, либо вместо повтора на одном листе используют слова «То же»), дату, количество листов и срок хранения. Кроме того, имеется пункт «примечание», где затем, при передаче документов в архив, ставят отметку о том, что дело имеется в наличии.

Разные сроки хранения

Для документов с разными сроками хранения, а так же для личных дел следует составлять и разные описи, которые затем обозначают соответствующим номером: 

  1. постоянное хранение;
  2. временное (но свыше десяти лет);
  3. личные. 
Заключительная запись указывает сколько дел внесено, номера первого и последнего, ФИО, должность составителя и дату, когда составлена опись.

Для документов, срок хранения которых менее десяти лет, достаточно номенклатуры дел

Опись для сдачи дел в архив составляется в четырех либо в трех экземплярах. Во время приема документов сотрудник архива в присутствии представителя организации производит сверку и делает соответствующие отметки в описи. В том случае, если никаких расхождений не выявлено, принимающая и передающая сторона проставляют дату и подписи, затем опись согласовывает руководитель подразделения.

Обращайтесь к профессионалам

Без специальных знаний грамотно и в краткие сроки оформить опись для передачи документов в архив весьма сложно. Разумным решением в такой ситуации станет обращение за помощью в специализированную компанию.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи