Оптимальный способ сохранения архива предполагает обработку документов в бумажном и электронном виде. При передаче документов в архив организации документы тщательно готовятся. Тогда и возникает потребность в описи.
Нормативный документ — правила, согласно которым производится организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов РФ, — вступил в силу 21 сентября 2015 года (приказ Министерства культуры РФ №526 от 31 марта 2015). С этого времени документальные фонды всех организаций должны храниться в архиве и подлежать уничтожению в установленном Правилами порядке. Если, конечно, если документы организации не содержат государственную тайну: в этом случае правила организации хранения 2015 года не действуют.
Опись электронных документов постоянного хранения и дел — обязательная часть электронного дела, архивный справочник, который обычно дополняется вспомогательными указателями, историческими справками, каталогами. Форма описи электронных документов постоянного хранения представлена в приложении 17 Правил. Указывается наименование организации, номер фонда и описи, общее количество внесенных дел, индекс, заголовок, крайние даты и объем каждого дела.
На каждое электронное дело в приложении к описи электронных дел, документов постоянного хранения составляется внутренняя опись электронных документов дела: реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела. Даты, регистрационные номера документов, наименования, объем и примечания указываются в соответствии с принятой схемой систематизации. Графы описи должны заполняться в полном соответствии с теми данными, которые вынесены на обложку дела. В графе “примечание” следует указывать отметки о наличии копий, приеме дел и передаче их иным подразделениям со ссылкой на акт.
Опись электронных документов и дел — необходимое основание для передачи материалов по информационной сети или на носителях в архив организации. Доверить обработку архива, составление описей и организацию электронного архива стоит профессиональным архивистам и документоведам.
