Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Организация архивного дела в коммерческих компаниях

Организация архивного дела в коммерческих компаниях

25.06.2018

Организация архивного дела — процесс, необходимый каждой компании. Порядок организации и управления архивным делом в России регулирует Закон РФ №125-ФЗ от 01 октября 2004 года. Согласно закону, бумаги, поступающие в делопроизводство компании, имеют свой срок хранения. Те, что должны храниться определённое время после выхода из делопроизводства, передаются в архив. В зависимости от типа, каждый документ имеет свой срок хранения.

Классификация документов в архиве

При организации архивного дела важно определиться с типом классификации всех документов по следующим признакам:

  • структура подразделений компании;
  • отраслевые направления деятельности;
  • тематическое содержание документов;
  • хронологическая принадлежность к разным периодам.

Основываясь на этих основных признаках классификации документов, создаётся схема архивного хранения, в которой применяются определённые правила. По ним создаётся бумажный и электронный архив.

Организация электронного архива

Для формирования электронного архива вся документация переводится в цифровой формат при помощи сканирования и распознавания страниц. Затем каждому документу присваиваются характеристики, по которым его можно найти в архиве: название, дата, отдел и другие. Документы в электронном архиве, как и в бумажном, имеют свой срок хранения. По его истечении они уничтожаются.

Особенности организации архивного дела

Создание архива в коммерческих компаниях всех форм собственности действуют определённые порядки:

  • сроки хранения документации определяются согласно политике делопроизводства компании, а при потере актуальности она уничтожается;
  • документы, в зависимости от типа, ценности и актуальности, хранятся 1, 2, 5 и 10 лет в отведённом для них архивном помещении или в электронном архиве;
  • порядок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством и уставом организации;
  • расположение архива возможно как в самой компании, так и на территории специализированных организаций, оказывающих услуги по аутсорсингу архивного хранения.

Условия архивного хранения

Бумажный архив хранится в специально отведённом для этого помещении с пониженной влажностью воздуха и хорошей вентиляцией. В компании «Архивный Центр» это специально оборудованные помещения, где поддерживается оптимальный уровень температуры и влажности. Приёмка и обработка входящей документации выполняется в отдельных оборудованных комнатах. Электронные архивы компаний-клиентов хранятся на надёжно защищённых серверах.



Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи