Передача дел на архивное хранение

В архивы принимаются следующие документы:

• Дела, сформированные из документов, делопроизводство по которым завершено;
• Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота предприятия;
• Файлы документов в электронном виде, поступившие извне организации (то есть документы, поступившие по e-mail, на магнитных или оптических носителях);
• Так или иначе оцифрованные документы, являющиеся копиями документов на физических носителях.

При передаче бумажных дел на архивное хранение проводятся следующие процедуры:

• Проводится процедура проверки состояния дел;
• Используется система ввода документов в электронный архив (подразумевающая один из вариантов: распознавание, ручной ввод или импорт из какого-либо формата хранения данных);
• После ввода данных в архив производится размещение документа в системе хранения, подразумевающее среди всего прочего установление связи бумажного оригинала (если таковая присутствует) и электронной версии;
• Создаются электронные регистрационные карточки или их аналог, выступающие в той же роли, что и картотечные карточки в библиотеках.

Регистрационные карточки оформляются следующим образом:

• Реквизиты документа импортируются из системы электронного документооборота или вводятся оператором при передаче дел на архивное хранение;
• Вводятся архивные данные о физическом носителе (включая срок хранения, номер дела, тома, координаты шкафа и полки);
• Вводятся особые отметки, которые определяют порядок доступа к документу.

Завершение работ

После размещения документов в электронном архиве и помещению их в физическом хранилище на указанные места, передача дел на архивное хранение считается завершенной.

При необходимости передачи дел на архивное хранение из системы электронного документооборота предприятия, данные согласовываются с сотрудником архива и проверяются на соответствие действующим нормативам сферы. Дело (документ и все связанные с ним файлы) размещаются в базе хранения. Также в архив может помещаться история версий и история доступа к документу. Бумажные носители с копиями документа из системы электронного документооборота также размещаются в архив или же производится их уничтожение