Современное положение дел таково, что любая компания или организация имеет дело с большим количеством всевозможных документов. Различные счета, квитанции, договора, приходники, постановления, указы, расчетные документы, отчеты и прочие бумаги копятся на рабочих столах.
В случае передачи документов организации в архив все документы подшиваются в тома и сдаются в архив. Передача документов организации в архив может производиться как внутри компании, так и за ее пределами - в архивные службы. До того, как попасть в архив, документы (или дела) проходят подготовку к сдаче. Подготовка документов для отправки в архив проводится согласно общегосударственным требованиям, которые изложены в документах Росархива. В архив организации или иную структуру, предоставляющую архивные услуги, поступают дела после того, как прошел год с момента завершения их делопроизводства. При этом не играет роли - поступают ли они на временное или постоянное хранение.
Передача в архив документов на временное хранение (до 10 лет включительно) остается на усмотрение руководящих лиц организации. Руководство заранее утверждает график, с соблюдением которого и проходит передача дел в архив. Поступают дела согласно описям и номенклатурам. На документы прилагаются регистрационные карточки, которыми пополняют архивный справочный аппарат.
Если возникает необходимость вернуть какие-то документы для использования, то об этом заявляется в архив, и там оформляют выдачу запрашиваемых документов для временного пользования. На каждом экземпляре годового раздела описей заведующий архива ставит роспись вместе с датой приема и количеством принятых документов. Подразделение-сдатчик получает один экземпляр годовых разделов описей, в то время как остальные дубликаты остаются в архиве. В общем и целом, чтобы подготовить дела к сдаче в архив необходимо под чутким руководством сотрудников архива провести экспертизу практической и научной ценности бумаг, оформить дела, составить описи.
