Собираясь печатать брошюры, распечатывать книги или просто несколько страниц отчета, важно знать, как будет происходить переплет этих документов. Для начала выберите тип переплета документов и в соответствии с этим типом продумайте формат страниц в документе. Имейте в виду, что существует несколько способов переплета документов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе способа переплета следует учитывать, какой цели будет служить Ваш документ, насколько он должен быть долговечен, каков будет внешний вид переплетаемого изделия. Немаловажным остается и вопрос стоимости переплетных работ.
При подготовке документа к печати следует знать, какой переплет будет использован. Для некоторых типов переплета необходимы достаточно широкие поля, чтобы отверстия для пружин или колец не попадали на текст, и чтобы документ было удобно читать. В папках-скоросшивателях листы документов расползаются, но подобный переплет удобен, если документы приходится часто вынимать и вставлять, кроме того, документы, переплетенные таким образом достаточно удобно просматривать. Другие виды переплета документов более обеспечивают большую сохранность и долговечность, но в открытом виде они менее удобны, просматривать документы в таких переплетах сложнее. Необходимо выяснить какой вид переплета использовать – от этого зависит и стоимость переплетных работ. Ведь для брошюровки Вам, возможно, потребуется специальное оборудование и материалы, или Вам придется обратиться в компанию, предоставляющую услуги по переплету документов.
Выполняются на основании архивных стандартов. Отметим, что составной архивный переплёт, соответствующий нормам архивного делопроизводства позволяет не только привести документы в упорядоченный вид, но и существенно уменьшить занимаемый ими объём, что очень важно для хранения больших массивов документов. За счет унификации дел, оформления корешков и составления описей обеспечить быстрый доступ к любому документу. Легко читать документы, находящиеся внутри переплетенного дела и копировать их.
Добиться просмотра дел можно за счёт оформления корешков , что обеспечивает быстрый доступ к элементам архива, удобство чтения документов и их копирования без снятия переплёта или повреждения документов. Последнее имеет также очень важное практическое значение: зачастую переплет документов делается таким образом, что ксерокопирование или сканирование представляется весьма затруднительным. Особенно актуален этот вопрос при необходимости создания электронного архива компании - в этом случае операции по сканированию и распознаванию могут быть существенно дороже из-за совершенно иного класса требуемой техники. Ввод данных с бумаги становится ещё более затратным.
Переплётные работы выполняются для выписок банка (и прочих относящихся к ним бумаг), кассовых документов, авансовых отчётов и других бумаг. Все они должны быть предварительно систематизированы (чаще всего - в хронологическом порядке) и переплетены. В соответствии с пунктом 98 Положения по ведению бухучёта, данные документы хранятся не менее 5 лет (или существенно больше - например, 75 лет для первичных документов). Также переплёт обязателен для документов по личному составу, сроком хранения 75 лет, и для документов постоянного хранения.Сменные рапорты, наряды на работу и другие виды документов могут не переплетаться, а храниться в папках подшитыми.
Таким образом, правильно выполненные переплётные работы обеспечивает не только удобство в работе, но и позволяет экономить множество ресурсов. Мы предлагаем полный комплекс услуг по переплёту документации и на территории заказчика. Переплетные работы - также охватывают в том числе, архивные работы, направленные на подготовку документов к длительному хранению и уменьшение места, которое требуется для хранение документов. В нашей компании осуществляют деятельность высококвалифицированные сотрудники, которые накопили серьезный опыт деятельности по архивной обработке документов и переплёту документации разной степени сложности.
При выполнении услуг мы применяем способ жесткого переплета, который гарантирует возможность осуществлять эффективную работу с документации. Ко всякому заказу мы относимся крайне ответственно, так как понимаем, что документация в компании – это составляющая эффективной деятельности. Любые сведения, которые станут нам открыты в процессе работы, являются для нас конфиденциальными и не подлежат распространению другим лицам.
