Предприятие самостоятельно определяет порядок хранения документов с учетом организационной политики и специфики деятельности. Бухгалтерский учет на предприятии может вестись в той или иной форме, исходя из этой формы и проводится подшивка документов в бухгалтерии по определенным правилам.
Подшивка документов в бухгалтерии – это специальная методика по упорядочиванию и хранению бухгалтерской документации. При использовании бухгалтерской службой предприятия журнально-ордерной системы по ведению учета и автоматизированных инструментов по учету организуется подшивка документов в бухгалтерии с отчетностью за каждый календарный год.
При использовании кассовых аппаратов и журнала с операциями по счетам 50 организуется ведение и хранение документации в папках по месяцам календарного года. Кассовая книга и папка с ордерами хранятся отдельно друг от друга, при формировании новых ордеров выполняется их подшивка к уже объединенным документам. Ведение книги учета по банковским поручениям требует оформления специальной папки, где будут храниться все платежные поручения за отчетный период. Документы, связанные с взаиморасчетами, упорядочиваются в подшивке по расчетам с заказчиками.
Накладные по учету ценностей и счета фактуры хранятся отдельно, подшиваются в стопки каждый отчетный период. Отчеты по авансовым операциям подшиваются в стопку и сверяются с данными из книги расчетов с подотчетными лицами. После формирования отчетов для государственных и негосударственных фондов создается подшивка документов в бухгалтерии с отчетами по перечислениям средств в данные организации. Журнал по начислениям заработной платы хранится отдельно, к нему подшиваются ведомости, пояснительные записки, копии приказов и табели.
Чтобы не тратить время на упорядочивание и подшивку документов в бухгалтерии, можно обратиться к специалистам, которые организуют работы по подшивке документов с выездом и учетом требований по документообороту на вашем предприятии. Консультация специалистов с выездом позволит выбрать грамотную форму по оформлению подшивки и упорядочиванию бумаг бухгалтерской службы предприятия.
