Для организаций и предприятий всех форм собственности, завершающих свою деятельность по причине ликвидации или банкротства, обязательным этапом является передача документов в архив. Федеральными законами Российской федерации предусмотрены четкие сроки хранения документов в зависимости от их категории.
Как правильно подготовить документы к сдаче в архив, как правило, работникам предприятий неизвестно. Документы, подлежащие архивации, должны быть систематизированы и подшиты в соответствии с требованиями государственных стандартов. Передача документов при ликвидации предприятия проходит в несколько этапов и может длиться до нескольких месяцев. Для того, чтобы документы беспрепятственно приняли на хранение в государственный и муниципальный архив, стоит обратиться к профессионалам.
Начнем с того, что просто собрать все документы, которые есть в организации и сдать в архив нельзя. Для начала нужно выделить из всего объема именно те документы, которые принимаются на государственное хранение. Такими документами являются приказы по личному составу, но опять же не все, личные карточки формы Т-2, Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями, если есть то и договоры возмездного оказания услуг физическими лицами, и наконец документы по заработной плате. Как только удалось выделить эти документы из общего объема, следует правильно их систематизировать по хронологии и номиналу. Если предприятие было крупное, то только на этом этапе можно зависнуть на неделю, а то и больше.
После систематизации, следует сформировать документы в дела, согласно требованиям принимающего архива. Эти требования могут быть разными, в зависимости от архива, куда будут сдаваться документы, но есть несколько неизменных правил, таких как максимальное количество листов, пронумерованные листы, внутренние описи в определенных видах документов, обязательное присутствие листа-заверителя, с указанием количества листов, листов внутренней описи, ФИО подпись и должность человека, составившего лист заверитель и т.д. Ну и конечно сам процесс переплета и оформления обложек, тоже должен подчинятся правилам.
После того, как вы наконец то подготовили документы к сдаче, необходимо составить научно-справочный аппарат по организации. Обычно это краткая информация, о всех изменениях, происходящих с организацией, таких как создание, ликвидация, смена адреса, регистрация и т.д. И наконец когда все это окончено начинается обычно самый затяжной процесс, а именно согласование всех документов, дел и описей с принимающим архивом. В среднем это длится примерно месяц. И вот когда все этапы пройдены, все утверждено, наступает долгожданная сдача документов. Из всего вышеперечисленного следует единственно правильный вывод: что бы не мучатся со всеми этими подготовками, проще всего обратиться к специалистам.
