В любой организации, государственной или частной, с течением времени накапливается большое количество различной документации, и рано или поздно перед руководителем каждой компании встаёт вопрос об упорядочении документов и их сдаче в собственный, государственный или коммерческий архив. Каждый документ представляет собой определённую архивную ценность, имеет юридическую силу и свой собственный срок хранения. В особую категорию архивной документации выделяются кадровые документы. Сдача кадровых документов в архив - процесс, требующий особого внимания и кропотливости.
К сдаче кадровых документов в архив необходимо подходить со всей серьёзностью и повышенной ответственностью, т.к. кадровые документы представляют непосредственный интерес для государства. Именно кадровые документы могут подтвердить право гражданина на пенсию, льготы и пособия, а также уточняют его трудовой стаж. Кадровые документы представляют и исторический интерес, т.к. несут в себе биографическую информацию о любом человеке. Более того, кадровая документация – источник информации для статистических и социальных исследований. Невыполнение предписаний по сдаче кадровых документов в архив грозит компании серьёзными юридическими последствиями.
Процесс текущего хранения кадровой документации также имеет ряд особенностей и предполагает повышенную ответственность руководителей компании, но текущая документация хранится непосредственно в организации, в кадровом отделе или в кабинете руководителя, личные дела постоянно пополняются теми или иными документами. К кадровой документации организации относятся личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы, лицевые счета и прочие документы. Сдача кадровых документов в архив на постоянное хранение происходит после увольнения сотрудников и последующего проведения экспертизы, составления описи дел, их подшивки. Кадровые документы имеют срок хранения не менее 75 лет. При ликвидации компании происходит обязательная сдача кадровых документов в государственный архив.
Комплексная архивная обработка документов – это комплекс услуг, который может включать в себя:
Документы по личному составу ликвидированных организаций сдаются в архив на государственное хранение, в первую очередь для того, что бы сотрудники, которые работали в то время могли подтвердить свой стаж и заработную плату за тот период. На сегодняшний день очень часто по тем или иным причинам закрывается огромное количество организаций, в том числе и заводов, фабрик и т.д. И увольняемые сотрудники могут быть достаточно молоды, что бы до пенсии оставалось и 20 и 30 лет, даже. Так что при ликвидации и сдаче документов по личному составу - это обязательная процедура.
