Счет-фактура – налоговый документ, который с 1 января 2020 г. подлежит обязательному хранению в течение 5 лет. В результате у компании с хорошим потоком клиентов создается большое количество документации. Для архива потребуется достаточно места и специалист, который будет следить за систематизацией всех файлов и папок.
Чтобы снизить расходы на обслуживание и оптимизировать рабочий процесс, многие компании уже активно используют современные технологии и программные разработки, позволяющие перевести большое количество документов в электронный вид и хранить их на ПК.
Систематизация документов для быстрого поиска в случае проверок.
Исключение потери важных счетов-фактур.
Быстрая сверка нескольких документов.
Освобождение офисной площади от большого количества бумаг.
Перед тем как начать сканирование счетов, необходима специальная подготовка. Нужно освободить бумаги от скоб и скрепок и упорядочить их по определенным критериям ( номерам, хронология и т.д.). Затем счета сканируются на специальном оборудовании и систематизируются по папкам. Обязательно нужно проверить каждый документ и при необходимости исправить найденные ошибки вручную. После сканирования все счета попадают в учетную программу компании. Не вставая с рабочего места, сотрудник сможет получить доступ к нужным документам, что значительно ускорит процесс.
Для надежной защиты электронных документов от копирования или удаления, можно воспользоваться резервным копированием данных. Механизмы управления доступом позволяют установить ограничения для просмотра. Вся информация будет под надежной защитой!
Если вам нужно перевести много бумажной документации в электронный вид, предлагаем воспользоваться услугами нашего “Архивного центра”. Это избавит вас от необходимости закупать дорогостоящее оборудование и обучать персонал для работы с ним, отвлекая от выполнения повседневных задач. Большой опыт работы, профессионализм сотрудников, использование надежных технологий по сохранению информации позволяет выполнять сканирование счетов быстро и качественно. Расчет примерной стоимости услуг можно сделать онлайн! На все ваши вопросы с удовольствием ответим по контактному номеру телефона!
