Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Сроки хранения документов

Сроки хранения документов

Определение сроков хранения документов – важнейший процесс при формировании архива предприятия. Подготовка исполненных документов к хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Отбор документов на хранение в архиве или на уничтожение проводится ежегодно по окончании делопроизводственного года.

Определении сроков хранения документов

Первый этап подготовки к сдаче в архив заключается в определении сроков хранения документов, которое производится в процессе экспертизы научной и практической ценности документов. Экспертиза научной и практической ценности документов проводится специально сформированной экспертной комиссией учреждения, назначенной руководителем. Цель комиссии - отобрать документы на хранение и установить сроки их хранения, а также отобрать на уничтожение документы, не представляющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение. В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные сотрудники структурных подразделений, делопроизводственных служб и архивов.

Перечень документов

Главными руководящими документами для экспертных комиссий, которыми они руководствуются при назначении сроков хранения документов, являются перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов.

Виды перечня документов

Перечни документов могут быть:
- типовыми. Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Например, сроки хранения приказов руководства, планов и отчетов, документов по личному составу, бухгалтерской документации и т.д. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.
- ведомственными - по отдельным отраслям деятельности. Они предусматривают максимально полный охват видов документов по направлению деятельности предприятий отрасли.

Сроки хранения

С 2000 г. действует типовой перечень, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ". На основании данного перечня Комиссия может назначить документам следующие сроки хранения:

- кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);
- долговременные сроки хранения - более 10 лет (например, 10 лет, 20 лет, 75 лет, постоянно и т. д.);
- некоторые документы в архиве не хранят - они подлежат уничтожению сразу после минования надобности в их использовании (в этом случае срок хранения документов – до минования надобности.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, если документ проходил в мае 2001 года, то срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2002 года.

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

  • документы о создании, реорганизации общества;
  • устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
  • свидетельство о государственной регистрации общества;
  • решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
  • протоколы общих собраний акционеров;
  • протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
  • списки аффилированных лиц общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
  • бюллетени для голосования;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Акт об уничтожении документов

На отобранные комиссией и уничтоженные документы составляется АКТ, в котором перечисляются названия, индексы и заголовки к тексту уничтоженных документов. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещается. Запрещается также сжигать их. Документы измельчают в специальных машинах и затем сырье сдают в макулатуру.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи