Со временем содержимое документов теряет свою актуальность и возникает необходимость в архивировании документов. Можно заняться этим самостоятельно, но лучше заказать данную процедуру у профильной организации. Да, за исполнение услуги придется заплатить определенную сумму, но разве работа с архивом собственными силами компании окажется такой уж бесплатной? Согласно законам РФ, хранение любой архивной документации государственных компаний и частных предприятий требует соблюдения строго установленных протоколов.
Сортировка документации, которая состоит из выявления бумаг, не представляющих ценности и потерявших актуальность. Это могут быть линии копии или черновики, а также приказы, у которых истек срок хранения.
Систематизация документации: на данном этапе документы складывают в хронологическом порядке, прошивают и составляют детальную опись.
Каталогизация: финальный этап, подразумевающий размещение обработанных документов в архиве согласно типу и степени важности.
Провести подобную работу штатные сотрудники компании смогут, но на правильное архивирование уйдет ценное время. К тому же, грамотная работа требует дополнительного обучения, а недостаток опыта повлечет за собой затягивание процесса, допущение, выявление и исправление ошибок. В некоторых случаях такие ситуации обходятся компании в два раза дороже, чем услуга профессионалов.
Стоимость процедуры архивирования документации в Москве у всех подрядных компаний приблизительно одинакова. В среднем, подготовка одного дела к постоянному или долгосрочному хранению в архиве обходится в 800-900 рублей. Если документ нужно подготовить к кратковременному хранению, может быть озвучена сумма от 300 до 600 рублей. Окончательная цена устанавливается после предварительного изучения состояния документации, от требований заказчика и от срочности заказа.
Главный фактор, на который необходимо ориентироваться при выборе подрядчика – это профессионализм и опыт работы с архивированием. Стоит также обращать внимание на уровень подготовки работников и на внутреннюю политику предприятия по обучению и повышению квалификации сотрудников. Мы заботимся о том, чтобы сотрудники регулярно пополняли и обновляли знания, улучшали навыки работы с разным оборудованием.
