Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Ведение электронного архива

Ведение электронного архива

На крупных предприятиях ведением архива занимается специальное подразделение, которое тщательно следит за сохранностью документов. Поэтому при создании электронного архива его обслуживанием, как правило, занимается все то же подразделение. Если вам невыгодно вести архив самостоятельно, воспользуйтесь услугами по создания и ведения электронного архива.

Электронные архивы

Наши преимущества

Архивные Центр имеет все специализированное оборудование и программное обеспечение, необходимое для эффективного ведения электронного архива. Квалифицированные сотрудники архивных центров обеспечивают непрерывный качественный контроль ваших документов. Ведение электронного архива подразумевает:

  • Упорядоченное хранение электронных копий документов, хранение отсканированных копий;
  • Формирование описей для передачи дел на хранение;
  • Своевременное добавление новых документов и уничтожение старых путем регулярной инвентаризации;
  • Поиск и предоставление необходимого документа по требованию, ведение протокола запросов для каждого документа;
  • Обеспечение безопасности и постоянный контроль несанкционированного доступа к информации.

Быстрая работа с документами

Вышеперечисленные действия позволяют получить налаженную систему быстрого доступа к любому файлу, а также прослеживать его взаимосвязь с другими документами. Если вам понадобился договор на поставку оборудования за прошлый год, вы легко и быстро сможете его найти, а также проследить все оплаты по прилагаемым к нему счетами и актам.

Безопасность и человеческий фактор

Регулярное сохранение резервных копий позволит вам спать спокойно, зная что данные защищены от любых ситуаций. Профессиональное ведение электронного архива повышает эффективность делопроизводства на предприятии, уменьшает влияние человеческого фактора при работе с бумажными оригиналами документов, значительно сокращает время их оформления и риск потери практически устраняется. Электронный архив может быть интегрирован в информационную систему предприятиянапример 1С. Это дает возможность всем сотрудникам получать доступ к архиву из привычной рабочей среды и регулярно видеть новые размещенные документы. Разумеется, если у них есть соответствующие права.

Долой шкафы

Забудьте о громоздких шкафах и прогибающихся под тяжестью полках. Больше не будет огромных разваливающихся папок, в которых невозможно ничего найти! Электронный архив позволит вашим сотрудникам вздохнуть свободно, а вам – избавить себя от необходимости часами ждать, пока вам отыщут среди пыльных завалов тот самый важный договор, заключенный прошлым летом.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru

Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи
  • Cпециалисты по архивному делу

    Архивист - древняя современная профессия.

  • Как правильно посчитать расход на архив в компании

    Архив — это не только экономия времени и способ сохранить документы организации, но и расходы. И их нужно учитывать, собираясь создавать в компании собственный архив. Для бумажных традиционных и электронных архивов расходы на ведение считают по-разному.

    Расходы на бумажный архив

    На первый взгляд стоимость работы с бумажным архивом выше. Вот только основные вложения, которые потребуется сделать, если вы планируете создавать архив с нуля:

    • на работу архивариуса (не слишком хорошо, если архив ведет, например, кадровик, хотя именно сотрудники отделов кадров — едва ли не самые частые гости архива любой организации);
    • на бумагу и сопутствующие товары — это и картонные папки, и скоросшиватели, и мебель, поскольку хранить архив на открытых полках не нужно;
    • на работу экспертов при проведении экспертизы ценности документов;
    • на оборудование — кроме мебели для хранения потребуются и столы, и ящики, а также собственная архивная оргтехника, включая сканеры, копировальные аппараты и уничтожители бумаг;
    • на оснащение помещения архива климатическим и пылеудаляющим оборудованием.

    Это базовые расходы, которые дополняются выплатами налогов с каждого штатного специалиста архива.

    Расходы на электронный архив

    Отдельного помещения для электронного архива может и не понадобится, но обязательно нужны:

    • отдельный сервер или системный блок, на жестких дисках которого будет храниться архив поскольку лучше, если массив архивных документов даже физически будет отделен от остальных материалов в корпоративной сети;
    • периферия для работы с бумажными документами — оцифровки, уничтожения, копирования;
    • специалисты — в случае с электронным архивом достаточно одного, но его должностные обязанности не должен выполнять системный администратор или штатный специалист по безопасности;
    • лицензионное программное обеспечение — включая текстовые и графические редакторы, архивные программы;
    • если подразделений в организации много, то потребуется ПО и для обеспечения защищенного удаленного доступа — то есть оплачивать придется и аренду гигабайт в облачном сервисе.

    В целом получается, что стоимость электронного архива оказывается едва ли меньше, чем бумажного. Разве что бумажный слишком хорошо виден в небольшом офисе.

    Сэкономить при работе с архивом

    Сэкономить на работе с архивом можно только одним путем: отдать ведение на аутсорсинг. Это касается, в первую очередь, хранения документов. Кроме того, можно заключить договор с архивной компанией и на работу с архивом (экспертиза, формирование дел, сканирование документов).