Создание электронного архива договоров

В современном мире не найдется ни одной организации, которая в ходе своей деятельности не имела бы дело с документами. Которые представляют собой практически самый ценный архив информации. А с течением времени договоров и соглашений накапливается такое количество, что разобраться в этой кипе бумаг практически невозможно.

Современный способ хранение договоров

Вот тут-то на помощь предприятиям и придет новый, современный способ хранение документации – создание электронной базы и электронного архива договоров, а также сканирование договоров.

Полезные особенности системы

Электронный архив договоров может оказаться весьма полезным, его особенностями является следующее:

• в этой системе документы не подлежат изменению (то есть они сохраняются у вас в первоначальном, неизмененном виде);
• в системе сохраняется только последняя, финальная версия документа (что позволит не запутаться в числе многочисленных копий, которые появляются в процессе работы над документом);
• удаление документов в этой системе запрещено и исключено;
• все документы систематизируются и классифицируются с созданием строго упорядоченной структуры (что позволит в дальнейшем легко найти нужную информацию);
• самой главной функцией электронной базы договоров является конфиденциальное и безопасное длительное хранение наиболее важных и значимых документов и договоров, хотя она может использоваться и для ежедневного пользования.

Поиск договоров

Кроме того, можно перевести все уже созданные документы на бумажных носителях в электронный вариант с созданием единого электронного архива с возможностью поиска не только по заголовкам, но и по содержанию.

Обращайтесь к профессионалам

Все это вы можете попробовать сделать и сами, но лучше обратиться к профессионалам, которые выполнят свою работу быстро и качественно. Так, за помощью по оказанию услуг по сканированию и созданию электронной базы договоров вы можете обратиться в нашу компанию, которая и специализируется на таком виде работ. Мы профессионалы своего дела, обладающие целым арсеналом всех самых современных средств техники, наши специалисты за короткие сроки переведут всю бумажную документацию вашего предприятия в электронный вид с сохранением не только текстовых документов, но и графиков, схем, диаграмм, рисунков.

К преимуществам сканирования договоров можно отнести :

• Быстрота и доступность архивных документов в любое время, в том числе и вдали от офиса;
• Возможность одновременной работы с одним и тем же документом несколькими сотрудниками сразу или же, наоборот, ограничение доступа к конфиденциальной информации;
• Значительное увеличение работоспособности путем ускорения поиска нужного документа;
• Освобождение «жизненного пространства» для работы, которое ранее было занято бумажными документами.

Создание электронного архива договоров, это ваш шаг вперед навстречу инновационным технологиям.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru