Рано или поздно каждая организация должна наводить у себя в бухгалтерии порядок и избавляться от ненужных и устаревших документов. Это можно делать как самостоятельно при помощи офисного шредера, так и с привлечением специалистов - все зависит от объема скопившихся бумаг и желания правильно произвести списание бухгалтерских документов
Независимо от того, избавляетесь вы от пары папок со старой первичкой или же грузовиками вывозите архивные залежи - этот процесс необходимо оформить по всем правилам, составив акт списания бухгалтерских документов.
Перед уничтожением проверьте каждую бумажку, чтобы не уничтожить что-нибудь важное и еще нужное.
Для этого нужно, чтоб просмотр проводил архивист, который просмотрит каждый документ и определит его судьбу - уничтожить или хранить дальше. По результатам такой экспертизы составляется акт о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.
Составление акта списания бухгалтерских документов является обязательным для всех организаций, так как именно он является подтверждением физического уничтожения документа, а также доказательством его существования вообще. Такие акты помогают при необходимости отследить судьбу того или иного документа, или дела.
В шапке акта списание бухгалтерских документов, указывается название организации, должность и имя руководителя, место составления, подписи и дата.
Составленный акт экспертная комиссия согласовывает своим протоколом, а окончательно его утверждает руководитель организации.
Процесс уничтожения должен происходить под контролем сотрудника организации, например из архивного подразделения или делопроизводителя. После уничтожения в акте делается соответствующая запись.
