Архивное хранение дел в электронных архивах

Для ряда компаний, документы которых имеют важное значение в бизнес-процессах, при переходе к электронной форме хранения уместно использование электронные архивы.

Электронный архив

Электронный архив - это обобщённое название систем хранения и классифицирования электронных документов любого типа. В принципе, рассматривая понятие в более широком смысле, этот сайт также можно считать примером электронного архива. Однако более частое употребление термина относится именно к сфере специализированных коллекций документов. К примеру, в последние годы всё больше и больше компаний разворачивает проекты по созданию научно-справочной базы для обмена опытом и обучения сотрудников на базе интранета организаций или же закрытого для всех, кроме сотрудников, веб-решения.

Хранение дел в электронном архиве

Фактически, любой электронный архив можно рассматривать как частный случай электронной библиотеки, однако практическое отличие электронной библиотеки от электронного архива заключается в механиках доступа к документам и динамичности системы. Архив в большинстве ситуаций - это статичная система, в которую документы попадают для хранения, а не для дальнейшей обработки. При возникновении необходимости архивное хранение дел позволяет получить аналитические обзоры тех или иных данных, или же найти конкретный документ. С другой стороны, электронные библиотеки - это, по сути, не базы данных, а базы знаний. В них более важна связь между единицами информации и возможность внести нужные данные с любого уровня инфраструктуры. По сути, электронные библиотеки организаций представляют собой инструменты для обеспечения рабочего процесса над множеством документов и архивного хранения дел после их оформления.

Работа с электронной библиотекой

Работа с электронной библиотекой требует не просто обучения нескольких сотрудников (как это происходит с электронным архивом), а внедрения новой культуры работы или, если угодно, использования модифицированных бизнес-процессов. На практике это означает определённый уровень знаний каждого заинтересованного сотрудника и определённый уровень дисциплины, гарантирующий эффективность использования решения. В противном случае область применения электронной библиотеки сужается до уровня работы архивного отдела и она, как показывает практика, начинает использоваться исключительно для архивного хранения дел.

Основные преимущества электронного архива включают в себя:

  1. Эффективное управления данными электронного архива за счет интеграции с другими пользовательскими программами (1С, SAP и.т.д.)
  2. Компания получает более доступное управление административными процессами, достигнутое путем сканирования бумажных документов и ввода их в электронный архив
  3. Для улучшения обслуживания клиентов можно сократить затраты администрирования, электронный архив также можно вести удалённо.
  4. Очень важные данные о бизнесе можно дополнительно архивировать на любые электронные носители.
  5. Таким образом, общее время на обработку документов может быть сокращено и большая часть работы с бумагой может быть устранена.

Почему электронный архив лучше создавать с профессионалами

Наши специалисты имеют многолетний опыт внедрения электронного архива в различных сферах: фармацевтической, нефтехимической транспортной, строительной, машиностроения, банковской, страховых компаний. Этот опыт оказывает помощь в управлении проектами, и обеспечивает плавный переход от бумажных форм документов к электронным.

    Оставить заявку