Архивные фирмы: переход к новым бизнес-процессам

Архивные фирмы в двадцать первом веке всё больше и больше внимания обращают на внедрение систем электронного документооборота на базе электронных архивов. Подобная тенденция ярко проявилась примерно 7-8 лет назад, когда на рынке появилось достаточно количество решений от корпоративных разработчиков.

d0c1a5bdc0129e3ab515ea5247f2e178-7164669

Электронный архив

Электронный архив - это система управления корпоративным контентом, то есть решение, обеспечивающее комплексное хранение данных, разграничение доступа, надёжность и конфиденциальность. Электронный архив выполняет задачи контроля версий, быстрой классификации и поиска.

Типы документации для электронного архива

Основные типы документации, для которой архивные фирмы разрабатывают электронные системы документооборота - это:

  • первичная финансовая документация;
  • техническая документация (в частности, проектная);
  • подписанные договоры;
  • специализированная документация компании.

Задачи электронного архива

Одна из основных задач электронного архива - это упорядочивание неструктурированной информации организации: как правило, в них хранятся мультимедиа данные, разного рода графика (от чертежей до фотографий) и, разумеется, текстовые документы. Большая часть документов, размещаемых в электронных архивах является статичной, то есть поступает в хранилище в уже полностью сформированном виде и не изменяется.

Расширение сферы деятельности

Одним из наиболее интересных явлений расширения сферы деятельности архивных фирм стоит назвать тот факт, что большинство клиентов на текущий момент просто не готовы воспринять концепцию электронного архива. К примеру, сложная система документооборота с налаженными сценариями обработки требует совершенной иной постановки рабочего процесса и совершенно иных решений, нежели обычная для небольших и средних организаций работа с сетевыми хранилищами (например, сервером с документацией).

Вопросы внедрения электронного архива

Таким образом, при сотрудничестве с архивными фирмами требуется решить несколько основных вопросов внедрения:

  • получить точное техническое задание;
  • ознакомиться с прототипами систем;
  • сотрудничать только с архивными фирмами;
  • подробно ознакомить специалистов с бизнес-процессами;
  • получить чёткий план работ и распределить финансирование.

Наша архивная фирма оказывает широкий комплекс услуг по работе с документами: от создания электронного архива до уничтожения документов, не подлежащих хранению

    Оставить заявку