Что такое полнотекстовый поиск документов в электронном архиве

Многое зависит от качества построения поиска внутри системы. Существует несколько алгоритмов поиска электронных документов в архиве: контекстный, по атрибутам, названию, номеру, а также полнотекстовый. Последний обладает рядом преимуществ. Полнотекстовый поиск документов представляет собой автоматизированный процесс, в ходе которого определение местонахождения нужного файла осуществляется не по имени, а по содержащейся информации – в полном объеме либо значительной его части.

Что изменилось

Ранее подобные программы предполагали сканирование всего массива данных в рамках поиска искомого слова либо словосочетания, для чего требовалось достаточно много времени. Однако сегодня, после ряда программных усовершенствований, поиск выполняется по заранее сформированному полнотекстовому индексу или словарю, содержащему все слова с указанием их расположения. Непосредственно поиск осуществляется внутри индекса, давая возможность оператору получить весь перечень документов, где встречаются заданные слова.

На сегодняшний день полнотекстовый поиск документов можно назвать одним из наиболее эффективных и востребованных алгоритмов доступу к данным использующихся в различных отраслях информационных систем. Особенно, когда это касается новичков, которые только начинают работать с архивами.

Полнотекстовый поиск выполняется по:

  • атрибутам документа (автор, название документа, папки или дела, где он располагается, содержимому текущей версии);
  • атрибутам контрагента (название, телефон, адрес электронной почты, сайта, атрибутам файла).

Например, для полнотекстового поиска в разделе «Данные» потребуется внести в форму поиска необходимый запрос – слово(а), содержащиеся в теле или названии документа и подтвердить запрос, нажав на Enter.В результате цветом выделятся искомые слова – в прямом вхождении и словоформах. Как правило, в окне отображаются 10 первых результатов поиска, однако при необходимости можно изменить настройки, установив удобное количество. Необходимо помнить, что выполняться полнотекстовый поиск может исключительно по параметру, указанному в форме быстрого поиска. При необходимости использования дополнительных параметров потребуется осуществить расширенный поиск.

Что необходимо

Для реализации грамотного полнотекстового поиска документов корректность работы полнотекстового поиска зависит от точности внедрения данного алгоритма в общую систему электронного архива. Наши специалисты  в течение многих лет работают с электронными архивами различного уровня сложности, располагают квалификацией и программным обеспечением для реализации различных поставленных задач. Вложения наших заказчиков окупаются в кратчайшие сроки за счет экономии времени на поиск важных документов. Обращайтесь к профессионалам своего дела!

    Оставить заявку