Компания "Архивный Центр" предлагает услуги по сканированию документов перед передачей в архив, в том числе — сканирование входящей документации и исходящей.
Наверняка вы уже задавались вопросами:
- Нужно ли важные документы передавать в архив?
- Может, стоит их хранить их при себе?
- А не лучше ли перед передачей в архив произвести сканирование исходящей документации и входящей, в том числе?
Наш ответ: конечно, лучше!
Важные документы передавать просто необходимо
- Вы освобождаете офисные площадки, шкафы и стеллажи. Это огромный плюс, ведь аренда помещений это недёшево. Главное: организация, которой вы передаёте документы на внеофисное хранение, должна иметь безукоризненную репутацию.
- Вы следуете правилам и соблюдаете законодательство. Часть бумаг подлежит передаче в государственный архив в обязательном порядке — при ликвидации предприятия, к примеру. В том числе, передаются и документы временного хранения, чей срок ещё не истёк.
Неудобства нахождения документов на хранении
Но отдавая документы на хранение, вы обрекаете себя на неудобства:
- на бесконечные запросы о выдаче понадобившейся бумаги;
- на ожидание — пока сотрудник архива ищет и отправляет ответ…
А это иногда совсем некстати. Достаточно представить, что документ понадобился срочно — для решающего разговора с деловым партнёром или потенциальным заказчиком.
Выход есть — электронный архив
Производя сканирование входящей и исходящей документации, вы формируете собственный электронный архив и уже не зависите от обстоятельств и расторопности других людей.
Плюсы очевидны:
- вам больше не надо отправлять запросы на доставку понадобившихся бумаг в архив, обеспечивающий хранение входящей документации;
- уменьшение дополнительных услуг влечёт за собой экономию не только времени, но и средств;
- поиск нужного документа будет занимать не более минуты;
- налоговая служба, которой в абсолютном большинстве случаев нужны копии документов, будет приятно удивлена вашей оперативностью.
И можете не волноваться: никакие форс-мажорные обстоятельства документам больше не страшны.
Главное в сканировании — профессионализм!
Сканирование, как и хранение исходящей документации (и входящей) в электронном виде, имеют смысл только в том случае, если делаются профессионально. И дело не только в современном оборудовании, но и в слаженной работе специалистов.
Сканирование лишь кажется простой задачей. Только профессионал может гарантировать:
- внимание и тщательную проверку каждого изображения;
- качественную картинку;
- чёткую систематизацию оцифрованных документов;
- грамотно выстроенную архитектуру электронного архива.
Работа профессионалов
Именно такие специалисты работают в нашей компании. Если вы хотите организовать хранение входящей и исходящей документации с возможностью в любой момент получить нужный документ — «Архивный Центр» к вашим услугам.
"Архивный Центр" предлагает:
- Организацию архива. Результатом качественного сканирования станет автономный электронный архив, в котором необходимый документ вы найдёте считанные секунды.
- Систематизацию документации. Всю входящую и исходящую документацию вы сможете найти по дате, названию или виду документа.
- Независимость. Создание архива и хранение документации в электронном виде гарантирует независимость от чьей бы то ни было недобросовестности, нерасторопности и непрофессионализма. Ваши бумаги будут всегда рядом.
Притом, затраты на создание электронного архива окупят себя в течение полугода.