Cканирование входящей/исходящей документации как способ оптимизации расходов на архив

Компания "Архивный Центр" предлагает услуги по сканированию документов перед передачей в архив, в том числе — сканирование входящей документации и исходящей.

Наверняка вы уже задавались вопросами:

  • Нужно ли важные документы передавать в архив?
  • Может, стоит их хранить их при себе?
  • А не лучше ли перед передачей в архив произвести сканирование исходящей документации и входящей, в том числе?

Наш ответ: конечно, лучше!

Важные документы передавать просто необходимо

  • Вы освобождаете офисные площадки, шкафы и стеллажи. Это огромный плюс, ведь аренда помещений это недёшево. Главное: организация, которой вы передаёте документы на внеофисное хранение, должна иметь безукоризненную репутацию.
  • Вы следуете правилам и соблюдаете законодательство. Часть бумаг подлежит передаче в государственный архив в обязательном порядке — при ликвидации предприятия, к примеру. В том числе, передаются и документы временного хранения, чей срок ещё не истёк.

Неудобства нахождения документов на хранении

Но отдавая документы на хранение, вы обрекаете себя на неудобства:

  • на бесконечные запросы о выдаче понадобившейся бумаги;
  • на ожидание — пока сотрудник архива ищет и отправляет ответ…

А это иногда совсем некстати. Достаточно представить, что документ понадобился срочно — для решающего разговора с деловым партнёром или потенциальным заказчиком.

Выход есть — электронный архив

Производя сканирование входящей и исходящей документации, вы формируете собственный электронный архив и уже не зависите от обстоятельств и расторопности других людей.

Плюсы очевидны:

  • вам больше не надо отправлять запросы на доставку понадобившихся бумаг в архив, обеспечивающий хранение входящей документации;
  • уменьшение дополнительных услуг влечёт за собой экономию не только времени, но и средств;
  • поиск нужного документа будет занимать не более минуты;
  • налоговая служба, которой в абсолютном большинстве случаев нужны копии документов, будет приятно удивлена вашей оперативностью.

И можете не волноваться: никакие форс-мажорные обстоятельства документам больше не страшны.

Главное в сканировании — профессионализм!

Сканирование, как и хранение исходящей документации (и входящей) в электронном виде, имеют смысл только в том случае, если делаются профессионально. И дело не только в современном оборудовании, но и в слаженной работе специалистов.

Сканирование лишь кажется простой задачей. Только профессионал может гарантировать:

  • внимание и тщательную проверку каждого изображения;
  • качественную картинку;
  • чёткую систематизацию оцифрованных документов;
  • грамотно выстроенную архитектуру электронного архива.

Работа профессионалов

Именно такие специалисты работают в нашей компании. Если вы хотите организовать хранение входящей и исходящей документации с возможностью в любой момент получить нужный документ — «Архивный Центр» к вашим услугам.

"Архивный Центр" предлагает:

  • Организацию архива. Результатом качественного сканирования станет автономный электронный архив, в котором необходимый документ вы найдёте считанные секунды.
  • Систематизацию документации. Всю входящую и исходящую документацию вы сможете найти по дате, названию или виду документа.
  • Независимость. Создание архива и хранение документации в электронном виде гарантирует независимость от чьей бы то ни было недобросовестности, нерасторопности и непрофессионализма. Ваши бумаги будут всегда рядом.

Притом, затраты на создание электронного архива окупят себя в течение полугода.

    Оставить заявку