Одни документы должны храниться три-пять лет, тогда как другие можно будет уничтожить лишь по прошествии 75 лет (или вообще нельзя). Понятно, что при таких условиях с каждым годом в архиве любого предприятия количество бумаг заметно увеличивается — в конце концов, наступает момент, когда приходит понимание: архив перетягивает на себя максимум внимания и времени сотрудников.
Электронный архив — отличная альтернатива традиционному подходу в этом вопросе. Информационная система обеспечивает быстрый и простой доступ пользователей к документам. Среди преимуществ такого решения можно выделить:
Но очевидно, что внедрение новой технологии требует от организации определенных ресурсов — временных и финансовых. Даже при том условии, что электронный архив по всем параметрам превосходит бумажный, полностью и сразу отказываться от последнего нет необходимости, иногда имеет смысл (хотя бы временно) работать с двумя типами архивов.
Создание электронного архива нужно доверять только профессионалам, которые имеют большой опыт работы в этой сфере и учитывают все нюансы решения архивных задач. Например, дублируют файлы документов, чтобы свести к нулю риск их безвозвратной утраты. Наша компания предлагает свои услуги по обслуживанию архивов, переводу бумажного архива в электронный — мы приведем в порядок все документы вашей организации, создадим четкую структуру, оцифруем бумаги, обучим сотрудников новым технологиям. Обращайтесь!
