Как организовать хранение бухгалтерского архива

Передачей документов в архив занимаются уполномоченные сотрудники предприятия, но ответственность за организацию хранения документов несет руководитель.

Идеальной бухгалтерии — идеальный порядок в документах

Бухгалтерский архив — это и часть общего архива организации, и совокупность бухгалтерской документации: регистры, финансовая отчетность и др.

Хранение бухгалтерского архива может быть организовано одним из трех способов

• Передача документов по договору на хранение в архив, специальную организацию, которая профессионально занимается классификацией, обработкой, экспертизой, хранением и утилизацией документов. Выгодный и надежный вариант.
  
• Создание архива в самой организации. Понадобятся площади для хранения, оборудование, грамотные сотрудники, соблюдение всех условий хранения (сигнализация, стеллажи, шкафы, организация учета архивных документов и многое другое).
  
• Частично хранить дела в собственном архиве, а важные бухгалтерские документы по договору передать на хранение в архив.
  

Современный и эффективный способ хранения бухгалтерских документов — электронный архив, который позволяет привести потоки бумажных документов в структурированный вид.

Преимущества создания электронного бухгалтерского архива очевидны:

• Идеальный порядок в документах.
  
• Снижение риска неприятной ситуации в случае проверки.
  
• Повышение уровня защиты финансовой документации.
  
• Оптимизация бизнес-процессов.
  

На этом плюсы не заканчиваются

Если бумажный архив — хороший традиционный способ хранения, то электронный архив — это и хранение документов, и база данных, и дружественная система по отношению к процессам, составляющим будни организации, умный помощник в делах. Настройка доступа к документам позволяет использовать базу данных филиалами — в том объеме, который необходим, ускорить этапы работы.

Не стоит забывать

Законодательством России предусмотрена ответственность за несоблюдение сохранности документов бухгалтерии. Так, отсутствие регистров бухгалтерского учета или счетов-фактур законодательством расценивается как нарушение правил учета доходов и расходов, и влечет за собой штраф. Храните бухгалтерские документы в бумажном и электронном архивах установленное законодательством РФ время.