Архив — это не только экономия времени и способ сохранить документы организации, но и расходы. И их нужно учитывать, собираясь создавать в компании собственный архив. Для бумажных традиционных и электронных архивов расходы на ведение считают по-разному.
Расходы на бумажный архив
На первый взгляд стоимость работы с бумажным архивом выше. Вот только основные вложения, которые потребуется сделать, если вы планируете создавать архив с нуля:
- на работу архивариуса (не слишком хорошо, если архив ведет, например, кадровик, хотя именно сотрудники отделов кадров — едва ли не самые частые гости архива любой организации);
- на бумагу и сопутствующие товары — это и картонные папки, и скоросшиватели, и мебель, поскольку хранить архив на открытых полках не нужно;
- на работу экспертов при проведении экспертизы ценности документов;
- на оборудование — кроме мебели для хранения потребуются и столы, и ящики, а также собственная архивная оргтехника, включая сканеры, копировальные аппараты и уничтожители бумаг;
- на оснащение помещения архива климатическим и пылеудаляющим оборудованием.
Это базовые расходы, которые дополняются выплатами налогов с каждого штатного специалиста архива.
Расходы на электронный архив
Отдельного помещения для электронного архива может и не понадобится, но обязательно нужны:
- отдельный сервер или системный блок, на жестких дисках которого будет храниться архив поскольку лучше, если массив архивных документов даже физически будет отделен от остальных материалов в корпоративной сети;
- периферия для работы с бумажными документами — оцифровки, уничтожения, копирования;
- специалисты — в случае с электронным архивом достаточно одного, но его должностные обязанности не должен выполнять системный администратор или штатный специалист по безопасности;
- лицензионное программное обеспечение — включая текстовые и графические редакторы, архивные программы;
- если подразделений в организации много, то потребуется ПО и для обеспечения защищенного удаленного доступа — то есть оплачивать придется и аренду гигабайт в облачном сервисе.
В целом получается, что стоимость электронного архива оказывается едва ли меньше, чем бумажного. Разве что бумажный слишком хорошо виден в небольшом офисе.
Сэкономить при работе с архивом
Сэкономить на работе с архивом можно только одним путем: отдать ведение на аутсорсинг. Это касается, в первую очередь, хранения документов. Кроме того, можно заключить договор с архивной компанией и на работу с архивом (экспертиза, формирование дел, сканирование документов).
