Перед тем, как произвести уничтожение документов, архивистами организации, ее подразделения или стороннего архива производится выборка и описание подлежащей постоянному и длительному хранению документации. Описи утверждаются руководством организации или, в отдельных случаях, экспертной комиссией госархива (если предприятие является фондообразователем этого госархива).
Комиссией выделяются дела временного хранения к утилизации и, чтобы исключить риск случайного уничтожения важных бумаг, производится полистная проверка дел. Подшитые (что не соответствует правилам) в утилизируемые дела бумаги разного срока хранение изымаются (дело расшивается) и оформляются в новые дела после полной экспертизы фонда.
Секретные, несекретные дела подлежат включению в отдельные акты. Копии при наличии оригинала документа постоянного хранения уничтожаются, при отсутствии – сохраняется одна копия.
Обязательно выделяются к уничтожению документация с большими повреждениями, делающими ее нечитаемой и невосстанавливаемой. Экспертной комиссией выявляется и точное количество уничтожаемой документации, и ее вес, после чего оформляется соответствующий акт, а делам определяется отдельное место хранения до утилизации.
А сама утилизация производится в присутствии комиссии до полной переработки – самостоятельно или сторонней организацией, после чего составляется новый акт за подписью всех присутствовавших членов ЭК.
Иногда перед тем, как уничтожить документы, создается сканированием электронный архив. Но выделенные к утилизации бумаги запрещено использовать для сторонних нужд (на черновики и прочее). При полной утилизации выполняется разброшюровка с извлечением скрепок и прочего крепежа (чтобы не повредить шредер), а сам процесс утилизации производится на территории предприятия или за пределами ее территории (что требует тщательной упаковки для предотвращения утери бумаг).
Присутствие специалистов компании-заказчика обязательно и при погрузке, и при утилизации, поскольку требуется конфиденциальность, еще и поэтому документация не сдается в качестве макулатуры, а именно утилизируется, что предотвращает утечку данных.
Шредированием (измельчением), химическим путем или сжиганием. Электронный архив предполагает несколько иную процедуру утилизации документов (файлов).
Удаленный в корзину файл даже после ее очистки не исчезает, сохраняясь на пространстве жесткого диска как «магнитное эхо».
Требуется несколько (до 8 по гражданскому стандарту, до 50 – по нормативам пентагона) циклов записи-удаления новых файлов поверх (инфомусора), чтобы восстановление файла стало невозможным.
Второй путь – электромагнитное излучение, третий – физическое уничтожение носителя (температурой, химпрепаратами или разрушительными ударами.)
