Как делать внутреннюю опись документов личного дела

Все документы, которые входят в состав личного дела (приказы, заявления и т.д.), должны пройти оформление и быть удостоверены согласно требованиям, установленным правовыми нормативными актами, а также методическими документами по делопроизводству.

Куда должна быть включена опись личного дела

В соответствии с требованиями нормативных актов внутренняя опись личного дела должна быть обязательно включена во все дела, отвечающие двум условиям:

1. Дело должно быть предназначено к передаче на хранение в архив. А значит, для него должен быть установлен долговременный (то есть свыше 10 лет) или постоянный срок хранения.
2. Заголовок такого дела должен быть «глухим». Это обозначает, что, прочтя заголовок, невозможно однозначно определить, каково содержание документов дела. К примеру, из словосочетания «Личное дело» не следует прямо, что это дело включает в себя автобиографию, копии документов об имеющемся образовании, списки научных трудов или копии приказов по личному составу.

Специфика внутренней описи личного дела работника

Опись включается в дело сразу в момент его заведения и должна заполняться и дополняться по ходу его ведения. Поэтому согласно инструкции внутренняя опись должна обязательно отражать включение в дело и изъятие из него документов, а также замены подлинников копиями, что отдельно фиксируется в графе «Примечания».

Регламент формы внутренней описи

Документы, составляющие личное дело, обладают высокой важностью. Именно поэтому составление их внутренней описи строго регламентируется определенной формой, а сама опись всегда должна быть пронумерована отдельно от остальных документов, входящих в дело. Кроме того, в процессе подготовки к передаче завершенного дела на архивное хранение составляется лист-заверитель, в котором фиксируется количество листов внутренней описи.

Составление описей сторонней организацией

Из всего вышесказанного становится очевидным, что внутренняя опись личного дела работника – это намного больше, чем простая перепись находящихся там документов. Правильная опись – это задача, которую под силу решить только профессионалу, обладающему высокой квалификацией. И именно такими специалистами являются сотрудники нашего архивного центра. Их обширные знания и богатый практический опыт позволяют оказывать услуги такого рода на самом высоком качественном уровне с соблюдением всех норм, правил и требований. Поэтому не стоит пытаться провести внутренние описи личных дел ваших сотрудников самостоятельно. Если вы стремитесь получить максимально качественный результат в самые сжатые сроки – то обратитесь за помощью к настоящим профессионалам. Компания «Архивный Центр» – это гарантия полного порядка в вашем архивном отделе!