Виды электронных архивов

Однако не все так просто

Из-за нормативного вакуума, касающегося формирования электронных архивов, некоторые организации и предприятия разработали «внутренние» рекомендации по их созданию. В частности, кредитным организациям, указанием Банка России от 25.11.2009 № 2346-У, было предоставлено» право (не обязанность - прим. авт.) хранить часть своих документов в электронном виде на съемных носителях однократной записи». Ряд других крупных государственных ведомств (ФНС, ПФР, Минздрав и т.п.) выпустили свои рекомендации. В связи с этим, разделять электронные архивы по видам можно только с большой долей условности, объективно классифицируя их по техническому признаку или по отраслевому содержанию наполнения.

Виды электронных архивов

С технической точки зрения электронные архивы можно разделить на два вида, ключевое различие между которыми заключается в способе хранения данных.

1. Традиционные электронные архивы для хранения данных которых используются материальные носители (жесткие диски, твердотельные накопители). Просмотр и чтение информации, хранящихся на таких носителях выполняется с использованием технических средств, аналогичных или совместимых с теми системами, которые были использованы при создании архива (ПО, компьютеры, мониторы).
2. Более современный вид электронного архива представляет собой базу данных, хранение которой осуществляется в виртуальных облачных хранилищах – специальных удаленных серверах. Просмотр и чтение информации из таких архивов так же требует наличия компьютера и монитора, но доступ к архиву возможен только при существовании канала Интернет.

Классификация по отраслевому признаку:

• архивы финансовой (платежной) документации;
• архивы проектной документации;
• архивы нормативных документов;
• архивы технической документации;
• архивы юридической документации;
• архивы кадровой документации;
• архивы конструкторской документации;
• архивы учетных документов.

Объективный анализ формирования электронных архивов в России не позволяет говорить о наличии каких-либо единых форматах, нормативах, стандартах и правилах хранения электронных документов. Справедливости ради нужно заметить, что работы по созданию нормативно-правовой базы для архивов ведутся, и в ближайшие годы (а может и совсем скоро) порядок в электронных архивах России будет наведен.