Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Каталогизация документов

Каталогизация документов

Правильная каталогизация архивных документов от компании Архивный центр

Чаще всего каталогизация проводится параллельно с созданием архивов компании. Для крупных современных организаций необходимостью становится каталогизация и бумажных, и электронных документов. Под каталогизацией документов принято понимать создание удобных каталогов, которые смогут в разы облегчить поиск документов.

Каталогизации цифровых документов

Создание электронных архивов обычно включает в себя процесс каталогизации цифровых документов, это два неразрывно связанных процесса, выполняемые специалистами параллельно. Другими словами, можно сказать, что если у Вашей фирмы есть цифровой архив документов, то в его рамках существует и электронный каталог. Тем не менее, обратной связи не прослеживается: наличие электронного каталога не говорит о наличии у фирмы цифрового архива. В этом случае речь идёт об электронном каталоге, предназначенном для каталогизации материальных (бумажных) документов. Например, в настоящее время электронные каталоги активно используются современными, технически оснащёнными библиотеками для каталогизации книг, хранящихся в фондах. Тем не менее, до сих пор достаточно распространены и материальные каталоги.

Работы по каталогизации архивных документов

Каталогизация документов включает в себя:

  • разработку классификации;
  • изучение и распределение документов;
  • составление  описания к документам на специальных карточках;
  • систематизацию карточек и последующее ведение каталога;
  • каталогизацию документов временного и долговременного хранения.

При большом количестве карточек они хранятся в специальных каталожных шкафах. В электронном каталоге карточки заполняются вручную, но структурируются автоматически. К каталогам при необходимости могут быть составлены указатели (предметные, алфавитные и т.д.)

Крупные каталоги документов

Крупные каталоги документов, вне зависимости от их типа (материального или электронного), представляют собой систему каталогов, включающую в себя систематический, тематический и предметный каталоги. Каждый вид каталогов может включать в себя несколько разновидностей, наличие которых обуславливается деятельностью конкретной организации. Каталогизация документов по личным делам производится отдельно. Каталогизация регламентируется ГОСТом и должна отвечать основному требованию – отражать полную информацию о содержании каждого документа организации.

 


Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи