Чаще всего каталогизация проводится параллельно с созданием архивов компании. Для крупных современных организаций необходимостью становится каталогизация и бумажных, и электронных документов. Под каталогизацией документов принято понимать создание удобных каталогов, которые смогут в разы облегчить поиск документов.
Создание электронных архивов обычно включает в себя процесс каталогизации цифровых документов, это два неразрывно связанных процесса, выполняемые специалистами параллельно. Другими словами, можно сказать, что если у Вашей фирмы есть цифровой архив документов, то в его рамках существует и электронный каталог. Тем не менее, обратной связи не прослеживается: наличие электронного каталога не говорит о наличии у фирмы цифрового архива. В этом случае речь идёт об электронном каталоге, предназначенном для каталогизации материальных (бумажных) документов. Например, в настоящее время электронные каталоги активно используются современными, технически оснащёнными библиотеками для каталогизации книг, хранящихся в фондах. Тем не менее, до сих пор достаточно распространены и материальные каталоги.
Каталогизация документов включает в себя:
При большом количестве карточек они хранятся в специальных каталожных шкафах. В электронном каталоге карточки заполняются вручную, но структурируются автоматически. К каталогам при необходимости могут быть составлены указатели (предметные, алфавитные и т.д.)
Крупные каталоги документов, вне зависимости от их типа (материального или электронного), представляют собой систему каталогов, включающую в себя систематический, тематический и предметный каталоги. Каждый вид каталогов может включать в себя несколько разновидностей, наличие которых обуславливается деятельностью конкретной организации. Каталогизация документов по личным делам производится отдельно. Каталогизация регламентируется ГОСТом и должна отвечать основному требованию – отражать полную информацию о содержании каждого документа организации.
