Каталогизация документов

6f5930368d564a03f400eaf8cca1d12d-7442516

Чаще всего каталогизация проводится параллельно с созданием архивов компании. Для крупных современных организаций необходимостью становится каталогизация и бумажных, и электронных документов. Под каталогизацией документов принято понимать создание удобных каталогов, которые смогут в разы облегчить поиск документов.

Каталогизации цифровых документов

Создание электронных архивов обычно включает в себя процесс каталогизации цифровых документов, это два неразрывно связанных процесса, выполняемые специалистами параллельно. Другими словами, можно сказать, что если у Вашей фирмы есть цифровой архив документов, то в его рамках существует и электронный каталог. Тем не менее, обратной связи не прослеживается: наличие электронного каталога не говорит о наличии у фирмы цифрового архива. В этом случае речь идёт об электронном каталоге, предназначенном для каталогизации материальных (бумажных) документов. Например, в настоящее время электронные каталоги активно используются современными, технически оснащёнными библиотеками для каталогизации книг, хранящихся в фондах. Тем не менее, до сих пор достаточно распространены и материальные каталоги.

Работы по каталогизации архивных документов

Каталогизация документов включает в себя:

  • разработку классификации;
  • изучение и распределение документов;
  • составление  описания к документам на специальных карточках;
  • систематизацию карточек и последующее ведение каталога;
  • каталогизацию документов временного и долговременного хранения.

При большом количестве карточек они хранятся в специальных каталожных шкафах. В электронном каталоге карточки заполняются вручную, но структурируются автоматически. К каталогам при необходимости могут быть составлены указатели (предметные, алфавитные и т.д.)

Крупные каталоги документов

Крупные каталоги документов, вне зависимости от их типа (материального или электронного), представляют собой систему каталогов, включающую в себя систематический, тематический и предметный каталоги. Каждый вид каталогов может включать в себя несколько разновидностей, наличие которых обуславливается деятельностью конкретной организации. Каталогизация документов по личным делам производится отдельно. Каталогизация регламентируется ГОСТом и должна отвечать основному требованию – отражать полную информацию о содержании каждого документа организации.

 


    Оставить заявку