Минимальный срок хранения первичных документов

Первичная документация представляет собой набор документов, в которых содержатся сведения об операциях в рамках хозяйственной деятельности. Среди данных документов выделяются организационно-распорядительные (это приказы, доверенности, платежные поручения и пр.) и оправдательные (накладные, акты, справки, кассовые ордеры).

Что говорит закон

Согласно законодательству РФ первичную документацию необходимо хранить в течение конкретного времени. Это касается любой организаций и ИП вне зависимости от режима налогообложения. Данное требование помогает упорядочить производственные процессы, а также позволяет госорганам контролировать деятельность хозяйствующих субъектов. Оно отражено в конкретных нормативных актах Закона о бухучете, Налогового кодекса, Закона об архивном деле. Несоблюдение правил чревато наложением штрафных санкций.

Минимальный срок хранения

Минимальный срок хранения первичных документов должен составлять не менее 5 лет. Для многих же документов этот показатель будет больше. К примеру, сведения о госрегистрации юридических лиц или физических лиц в качестве ИП хранятся в течение 15 лет, а многие кадровые документы (трудовые договоры, приказы, личные карточки работников и пр.) подлежат хранению на срок 75 лет. Подробный перечень представлен в Приказе Министерства культуры от 25.08.2010 № 558 (это различные бухгалтерские и кадровые документы, налоговые регистры и пр. — всего более 100 позиций).

Важные нюансы

При этом важно знать, что срок хранения первичного документа следует отсчитывать не с даты его непосредственного составления, а с даты начала нового отчетного года. К примеру, накладная была составлена 25.07.2019 г. Согласно законодательству уничтожить ее можно только с 01.01.2025 г. Сроки хранения отдельных документов определяются еще и фактом осуществления проверки. Так, авансовые отчеты положено хранить в течение 5 лет. Однако если за это время они не были проверены налоговой, данный срок увеличивается. По закону первичные документы можно оформлять и в бумажном, и в электронном виде. На оба варианта распространяются одинаковые требования относительно сроков хранения. Главная задача сотрудников бухгалтерии или отдела кадров — обеспечить спустя годы сохранность и читаемость документации.

Изменения в 2020 году

Нужно учитывать, что с 01.01.2020 г. Росархив внес поправки, касающиеся срока хранения отдельных документов. Причем, он изменился и в большую, и в меньшую сторону. Вот некоторые примеры: счета-фактуры теперь хранятся 5 лет вместо 4 лет, графики отпусков — 3 года вместо 1 года.

    Оставить заявку