На какие факторы оказывает влияние сшивка документов?

Сшивка документов в работе с архивом

• Качества учёта документов: сшивка означает возможность группировки, то есть отслеживание документов производится не единичным образом, а массивами (делами).
• Быстрота поиска. Благодаря сшивке документов появляется возможность сначала найти необходимое дело, а затем в нём - искомую бумагу, что в разы легче, чем поиск данных по всему фонду.
• Обеспечение сохранности. Сшивка документов обеспечивает физическую защиту отдельных бумаг, то есть гарантирует тот факт, что они будут в порядке и на месте на всём протяжении срока хранения.
• Сокращение пространства хранения. Сшивка документов даёт возможность использовать меньшие площади для хранения архивного фонда.
• Стандартизация. В архивном деле и многих сферах делового документооборота ведётся работа исключительно со сшитыми документами.
• Это возможность защиты важных бумаг от изменения, так как сшивку можно легко опечатать.
• Кроме того, сшивка архива – одно из обязательных условий для хранения определенных видов документов (например, бухгалтерских).

Правила сшива документов для архива:

Все бумаги подшиваются в дело без дополнительных упаковок, в частности, прозрачных файлов. Использование защитной упаковки допустимо только для особо ценных бумаг, в частности, содержащих голограммы и другие средства защиты от подделок. Более частое использование полиэтилена делает документы рассыпчатыми, то есть снижает шансы на успешное хранение.
- Использование дырокола предполагает одинаковые отступы от края документа: бумаги в пачке после сшивки нитками должны лежать ровно и не создавать «лесенку» из выступающих краёв.
- Документы, размещённые поперёк листа (например, длинные таблицы) могут быть повёрнуты на 90 градусов при сшивке.
- Сшивка документов, скреплённых металлическими скобами, обычно затруднительна. Гораздо разумнее и эффективнее использовать специальный клей для бумаг, в частности, подходит ПВА.
- После обработки документы, сформированные в дела, передаются на хранение в архив или же упаковываются в коробки для дальнейшей передачи на долговременное хранение.

Хранение сшитых документов

Обычно хранение документов во внешней организации предполагает использование специальных архивных коробов, не имеющих никаких идентификационных надписей кроме числового кода. Для удобства доступа рекомендуется хранить документы в таких коробах, отсортировав их по темам, то есть обеспечив возможность поиска документа с известным статусом в классификации не в нескольких коробах, а в одном.

Наша компания гарантирует Вам качественные услуги по сшиву документов любой сложности в самые приемлемые для Вас сроки