Номенклатура дел необходима каждой организации. По определению, номенклатура дел организации – это систематизированный перечень документов, которые создаются в организации, со сроками их хранения. Составление номенклатуры дел организации обеспечивает правильное формирование и учет дел, упрощает поиск документов в архиве.
Типовая номенклатура создана для однородных по профилю деятельности организаций. Назначение примерной номенклатуры становится ясно уже из ее названия. Она устанавливает примерный перечень документов в организации, ее можно уточнить и дополнить. Типовые и примерные номенклатуры разрабатываются архивными ведомствами и согласуются с Центральной Экспертной Комиссией (ЦЭК). Номенклатура дел организации составляется на основе рекомендаций, федеральных законов («О бухгалтерском учете», «Об архивном деле в Российской федерации»), типовых и примерных номенклатур.
Основой номенклатуры дел организации является структурное подразделение (отдел). Например: 01- дирекция, 02- бухгалтерия, 03 -кадровая служба, 04- канцелярия и т.д. Разделами номенклатуры могут быть и должности: директор, коммерческий директор, глава представительства. Далее на общем бланке организации составляется номенклатура дел.
Индекс дела закрепляется за делом навсегда. Индекс состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в структурной единице. Заголовок дела предназначен для поиска по номенклатуре дел организации. Количество дел или томов заполняется, как правило, в конце года, т.к. в начале года может быть неизвестно, сколько таких дел будет заведено. Срок хранения проставляется вместе со ссылкой на номер статьи из Перечня (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения). Примечания необходимы при передаче дел, при выделении дел к уничтожению, передаче на внеофисное хранение.
В зависимости от сроков хранения бывают дела 2-х видов: временного и постоянного хранения. Дела постоянного хранения, а также документы по личному составу подлежат полноценному архивированию: производится архивный переплет и подшивка, нумеруются листы, составляются архивные описи. Дела временного хранения после истечения сроков хранения уничтожаются. Записи о таких делах остаются в номенклатуре дел организации.
Компания "Архивный Центр" оказывает весь перечень услуг для предприятий всех видов деятельности по составлению номенклатуры дел, утверждению и согласованию.
