Опись для сдачи документов в архив

Перед любой организацией рано или поздно встает вопрос о том, как правильно оформить опись для сдачи дел в архив. Зачем это нужно? Как правило, компании хранят свою документацию в течение некоторого срока, по истечении которого необходимо передавать документы постоянного и длительного хранения в госархив для обеспечения их сохранности и надлежащего учета.

d371d6fe4b2e420e9663f0d44012ac0c-9429269

Сдача документов в госархив должна осуществляться согласно установленному порядку, который включает упорядочивание и систематизацию, анализ и установление сроков, подшивку дел и переплет, нумерацию и проставление штампов, а так же оформление описи.

Что такое внутренняя опись

Внутренняя опись представляет собой учётный документ, перечисляющий содержащиеся в деле документы с обозначением номеров, наименований, индексов, дат, общее число документов, так же прописывается, сколько листов в самой описи. Подшивается в самом начале дела. Так же не стоит забывать, что в зависимости от принимающей стороны, требования к описям могут отличатся.

Сдача документов

Опись для сдачи документов в архив содержит систематизированный перечень и составляется по установленному образцу. Дела располагаются по важности и с учетом хронологии, и каждое имеет свой порядковый номер. Если дело объемное и разбито на тома, то каждый том носит свой порядковый номер. Данные дела именуются описательной статьей, в ней принято указывать: номер, заголовок (для каждого дела – свой, чтобы не было повторения, либо вместо повтора на одном листе используют слова «То же»), дату, количество листов и срок хранения. Кроме того, имеется пункт «примечание», где затем, при передаче документов в архив, ставят отметку о том, что дело имеется в наличии.

Разные сроки хранения

Для документов с разными сроками хранения, а так же для личных дел следует составлять и разные описи, которые затем обозначают соответствующим номером: 

  1. постоянное хранение;
  2. временное (но свыше десяти лет);
  3. личные. 

Для документов, срок хранения которых менее десяти лет, достаточно номенклатуры дел.

Что делать дальше

Опись для сдачи дел в архив составляется в четырех либо в трех экземплярах. Во время приема документов сотрудник архива в присутствии представителя организации производит сверку и делает соответствующие отметки в описи. В том случае, если никаких расхождений не выявлено, принимающая и передающая сторона проставляют дату и подписи, затем опись согласовывает руководитель подразделения.

Обращайтесь к профессионалам

Без специальных знаний грамотно и в краткие сроки оформить опись для передачи документов в архив весьма сложно. Разумным решением в такой ситуации станет обращение за помощью в специализированную компанию.

    Оставить заявку