Организация работы электронного архива

Однако необходимость создания электронного архива при наличии традиционной номенклатуры дел может выглядеть спорной. Стоит разобраться в том, где и как электронный архив документов помогает предприятию работать более эффективно.

Преимущества электронного архива

Активный переход от бумажных документов к электронным обусловлен не в последнюю очередь финансовым вопросом. Компании, использующие электронный архив документов, снижают расходы на оплату площадей для хранения бумаг. Увеличивается скорость обработки документов: найти документ и сделать копию можно за несколько минут, а это означает феноменальное увеличение производительности труда.

Использование электронного архива — это снижение риска потери документа

Если бумажные носители устаревают и теряются, то электронные копии документов могут храниться без возможности изменения и удаления. Резервирование электронного архива обходится дешевле, чем резервирование бумажных документов. Заметим, что электронный архив, хранящий информацию разрозненно или лишённый должного профессионального внимания, уязвим так же, как и бумажный.
Организовать работу надёжного электронного архива помогут специалисты компании «Архивный центр».

Этапы создания электронного архива:

  1. Первый этап подготовительный: определяется структура будущего электронного архива, уровень доступа работников организации к документам.
  2. На втором этапе специалисты архивного центра производят установку и настройку системы электронного архива, налаживают работу сканеров, серверов и другого технического оборудования для ввода, хранения и обработки информации.
  3. Третий этап — этап наполнения архива, который требует временных затрат и безупречной аккуратности: сканирование, обработка, ввод в систему, оформление карточек документов. Когда электронный архив сформирован — а именно это лучше доверить профессиональным архивистам и документоведам «Архивного центра» — хранение документов в электронном виде для компании становится ценным инструментов экономии времени, финансов и сил.

С электронным архивом доступ ко всем документам прост и удобен.

    Оставить заявку