организация управления архивом практические советы

В каждой компании независимо от формы собственности и направления деятельности вся рабочая документация должна храниться согласно требованиям действующего законодательства. Еще несколько лет назад документы хранили исключительно в бумажном формате, под архив отводили отдельные помещения, содержали штат профильных сотрудников.

Электронные системы и хранилища

 Это решение актуально не только для крупных предприятий с интенсивным документооборотом, но также для небольших компаний. Оно обеспечивает быстрый доступ к любому документу и позволяет сократить расходы на содержание бумажного архива.

Электронный формат управления дает следующие преимущества:

  1. Соблюдение норм действующего законодательства и стандартов архивного делопроизводства.
  2. Безопасное хранение документов вне стен собственного офиса, (включая документацию, которая содержит коммерческую тайну).
  3. Возможность «подстраивать» систему под особенности делопроизводства каждой конкретной компании.
  4. Надежность хранения и абсолютная конфиденциальность за счет разделения прав доступа.
  5.  Удобная структуризация, оперативный и простой доступ к каждому отдельному документу.
  6. Интеграция документооборота с различными информационными системами, используемыми на предприятии.
  7. Простой доступ к информации через разные интерфейсы и мобильные приложения.
  8. Возможность проводить массовые операции над целыми выборками документов.
  9. Снижение затрат на содержание за счет отсутствия необходимости в аренде свободных площадей и оплате труда штатного архивариуса.

Организация управления архивом от профессионалов

Создание отдельного подразделения на предприятии, которое будет заниматься ведением и обслуживанием архивной документации, требует утверждения соответствующего положения. Также это влечет серьезные финансовые затраты на содержание и обслуживание архива.

Воспользовавшись услугами специалистов нашей компании, все эти мероприятия можно «пропустить». Опытные архивисты и документалисты помогут систематизировать документооборот, произведут опись и переплет документов, а также сканирование и создание электронного архива. Наша компания оказывает весь перечень услуг по обработке документов качественно и оперативно.

    Оставить заявку