Бумажные архивы предприятий представляют собой большие массивы разнородных документов. При использовании в работе таких архивов возникает ряд сложностей и неудобств. Обращение к одному документу несколькими сотрудниками приводит к необходимости создания копий документа. Это же необходимо делать, если документы находятся на рассмотрении или в работе у нескольких подразделений. Частое обращение к бумажным документам приводит к их неизбежной порче. Кроме этого, часто документы «теряются» из-за неправильной организации работы архива.
Решить перечисленные проблемы можно при помощи процедуры оцифровки архивов, то есть перевода документов в электронный вид. Автоматизированные системы предоставляют возможность оперативно находить и использовать необходимые документы.
Мы предлагаем свои клиентам профессиональный и качественный перевод бумажных архивов в электронный вид. Многолетний опыт работы и авторское программное обеспечение позволяет гарантированно качественно организовать работу электронного архива на любом предприятии, в любой организации или учреждении. Оцифровка архивов позволяет обеспечить новые возможности по предоставлению и использованию документальных ресурсов предприятия, гарантировать сохранность всей информации.
Происходит оцифровка архивов в несколько этапов. В первую очередь специалисты проводят экспертизу бумажных документов. Определяется структура бумажного массива, количественные и качественные характеристики всех документов. Исходя из полученной информации, подбирается технология оцифровки документов, состав оборудования и согласовываются сроки и бюджет работы. Следующим этапом проводится непосредственно сканирование. Создаются графические образы всех архивных документов. Оператор подбирает оптимальный режим сканирования для получения лучшего качества изображения. Особенно это важно для сканирования документов, которым много лет. Оператор контролирует качество получаемого изображения на мониторе каждого без исключения документа. Производиться сканирование документов может как на территории предприятия, так и в производственном центре компании.
При необходимости после сканирования проводится дополнительная обработка полученных изображений. Данная процедура проводится для повышения качества изображения архивных документов. В результате проделанной работы высококвалифицированными специалистами компании предприятие получает уменьшенную нагрузку на бумажный архив, сокращение расходов на содержание бумажного архива, высвобождение архивных площадей и ускорение процесса работы с документами предприятия.
