Бумажные фонды различных организаций – библиотек, судебных органов, архивы производств и крупных корпораций массивны, громоздки и неудобны в использовании. Помимо больших площадей, требующихся для их хранения, для обслуживания требуется немало персонала, но при этом одновременное использование документов несколькими сотрудниками затруднено (приходится делать копии).
Частое использование бумажных носителей ведет к порче, утрате единиц хранения и, как результат, к уничтожению или списанию.
Оцифровка фондов удобна и экономией физического пространства хранилищ, и обеспечением сохранности информации (что особенно важно для редких изданий, ветхих и секретных документов, раритетных фотографий и прочего). Электронное хранение позволяет и удаленный доступ (одновременный), и оперативный поиск и отличную защиту информации от повреждений.
Экспертной комиссией, в состав которой входят специалисты, определяется структура, количество и качество бумажных носителей, результатом чего становится индивидуальный подбор технологии, оборудования, критериев качества, сроков и согласование затрат (бюджета). Нередко оцифровываются даже документы, подлежащие уничтожению.
Подразумевается систематизация (разбивка на категории по требуемым признакам – хронологии, видам, ценности, принадлежности и срокам хранения), разброшюровка (при необходимости), изъятие креплений и отдельных (утраченных или ненужных) листов.
Перед выполнением сканирования подбирается лучший режим, контроль качества получающегося на экране изображения. Исходя из формата, содержания, качества и сохранности бумаги применяется поточное либо планшетное сканирование. Может применяться и широкоформатное (для газет, чертежей, постеров). Недостаточная четкость или сохранность оригинала может потребовать дополнительной обработки уже полученного изображения. Производится распознавание текста, чтобы облегчить дальнейшую работу с ним. Архивирование производится при необходимости дальнейшей систематизации, обработки и передаче в хранилище.
Для профессиональной оцифровки фондов необходимо специальное оборудование: книжные сканеры, позволяющие сканировать документацию и книги без разброшюровки, скоростные промышленные сканеры (массовая оцифровка), предполагающие расшивку. Это высокая скорость, отличное качество (без затемнений и утраты фрагментов). запись на электронные носители. Программы распознавания текстов облегчают с ними работу: корректирование, оформление, добавление новых данных.
