В «Перечне типовых управленческих архивных документов…» Минкульта и в Федеральном законе 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» упомянуты и приказы: их нужно хранить в архиве организации. Однако сроки хранения у разных типов этого документа разные. Оцифровка приказов позволяет упростить хранение и поиск, распределить приказы по делам так, чтобы с ними удобно было работать.
Профессиональные сканеры позволяют распознавать документы в потоковом режиме. Это важно, если в электронный архив вводится большое количество приказов. При этом сохраняется четкость и читаемость документа: после его верификации он имеет такой же юридический статус, как и бумажный оригинал. Мы оцифровываем приказы в любые форматы: не важно, в каком виде хранятся документы в электронном архиве заказчика.
Основная задача оцифровки — сохранить документ. Приказов в любой организации много, для экономии при их печати используется не самая качественная бумага. Как следствие, уже через несколько лет она может выцвести, порваться, намокнуть. Документ в электронном виде будет храниться ровно столько, сколько нужно. То есть:
Как часть электронного архива приказ будет всегда доступен и, в нужное время, уничтожен или передан на постоянное хранение. Поиск документа становится проще: при вводе в архив о новом приказе делается соответствующая запись, а атрибутирование (то есть описание ключевых признаков приказа) позволяет не потерять его.
