Оцифровка приказов в организации

В «Перечне типовых управленческих архивных документов…» Минкульта и в Федеральном законе 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» упомянуты и приказы: их нужно хранить в архиве организации. Однако сроки хранения у разных типов этого документа разные. Оцифровка приказов позволяет упростить хранение и поиск, распределить приказы по делам так, чтобы с ними удобно было работать.

Порядок оцифровки приказов<

  • подготовка бумажных оригиналы к сканированию — проверяют сохранность документов, проводят их дефектовку;
  • сканирование приказов — документ, включая графическую часть (печати, подписи) переводится в электронный вид;
  • подготовка электронной копии к вводу в архив организации — выбирают формат документа, составляют атрибуцию и описание;
  • прикрепление приказа к нужному делу — в зависимости от источника и срока хранения.

Профессиональные сканеры позволяют распознавать документы в потоковом режиме. Это важно, если в электронный архив вводится большое количество приказов. При этом сохраняется четкость и читаемость документа: после его верификации он имеет такой же юридический статус, как и бумажный оригинал. Мы оцифровываем приказы в любые форматы: не важно, в каком виде хранятся документы в электронном архиве заказчика.

Для чего нужна оцифровка приказов

Основная задача оцифровки — сохранить документ. Приказов в любой организации много, для экономии при их печати используется не самая качественная бумага. Как следствие, уже через несколько лет она может выцвести, порваться, намокнуть. Документ в электронном виде будет храниться ровно столько, сколько нужно. То есть:

  • приказы по основной деятельности — 10 лет или постоянно;
  • 50 и 75 лет — приказы по личному составу (за исключением тех, которые касаются командировок, взысканий, отпусков);
  • до 3 лет — по административно-хозяйственным вопросам.

Как часть электронного архива приказ будет всегда доступен и, в нужное время, уничтожен или передан на постоянное хранение. Поиск документа становится проще: при вводе в архив о новом приказе делается соответствующая запись, а атрибутирование (то есть описание ключевых признаков приказа) позволяет не потерять его.

    Оставить заявку