Налаженное делопроизводство требует должного учета документов – входящих, внутренних, исходящих, причем как в отделах, подразделениях, так и на предприятиях в целом. Документоведов в компаниях не всегда хватает, и не все обладают должной квалификацией, умением грамотно осуществлять все необходимые действия для систематизации, учета и хранения фонда.
Но необходимо помнить, что при формировании дел, в том числе, после проведения экспертной оценки, необходим переплет документов формата А3, большая часть которых обычно является технической документацией.Проблема традиционного хранения документации в папках-скоросшивателях, коробах то, что площадь обычно требуется значительная, что в условиях дороговизны аренды площадей довольно накладно. Также должная сохранность документов обеспечивается достаточно сложно: документ легко изъять, утерять, нарушить хронологию.
Переплет А3 позволяет решить и проблему сохранности, и компактности хранения и, одновременно – удобства пользования. Оформленные таким образом документы и выглядят аккуратно, и значительно сокращают площади хранения (до минус 35%).
Документ при переплетении должен соответствовать определенным требованиям архивного хранения, поэтому, при незнании делопроизводителями предприятия этих норм или при их большой занятости рекомендуется поручать эти работы сотрудникам специализированных организаций, таких как A-Centr. Специалисты-архивисты помогут и систематизировать фонд, и сэкономят время заказчика, в сжатые сроки выполнив заказ.
Необходимые переплетные материалы и квалифицированный персонал позволяют выполнять переплет А3 быстро, качественно, что позволяет последующее использование документов сделать максимально удобным для заказчика: свободное прочтение, визирование, ксерокопирование. Сохраняется хронология документации, гарантируется конфиденциальность.
Кроме того, при передаче дел архиву на хранение дополнительная обработка документации не потребуется – переплетные работы, выполняемые нами, соответствуют стандартам, определенным для государственного хранения.
Мы производим переплет документов формата А3 любой сложности:
• Простой – для дел временного хранения;• Сложносоставной – для дел постоянного, долговременного хранения, в том числе передаваемых госархивам.
Мы производим несколько видов переплетных работ:
• Переплет А3 с оклейкой корешка тканью;• Ручной переплет документации;• Оформление дел с оклейкой папки коленкором;• Оформление дел с оклейкой папки конкордом;• Оформление дел с оклейкой папки ледерином.Выбор вида и способа переплета зависит от параметров и ценности документов (срока их хранения), а также пожеланий заказчика.
