Решая его, приходится выполнять подготовку документов к архивному хранению. Существует целый ряд правил, по которым должно выполняться это мероприятие. Их в совершенстве знают специалисты компании «Архивный Центр», которые оказывают всем желающим услугу подготовки документов к архивному хранению.
Выбираем способ подготовки документации
Мы проанализируем вашу ситуацию, изучим имеющиеся потребности и порекомендуем оптимальный способ подготовки документов к архивному хранению.
Таких способов два:
- систематизация имеющихся документов, создание дел и оформление описей;
- сканирование бумажных документов, их перевод в электронный формат, при необходимости – распознавание.
Первый способ подготовки документов к архивному хранению применяется, когда документация больше не будет использоваться в текущей деятельности предприятия и подлежит передаче в тот или иной архив. Второй способ подготовки документов к архивному хранению целесообразен, если с документацией придётся работать и в дальнейшем.
Подготовка к передаче в государственный или муниципальный архив
При выполнении этого мероприятия производится экспертиза, которая позволяет:
- определить степень ценности документов, хранящихся в организации;
- установить сроки их хранения;
- выделить те из них, которые должны быть переданы в архив, и те, которые подлежат уничтожению.
На следующей стадии подготовки документов к архивному хранению по определённым правилам составляются внутренние описи документов в делах. Выполняется сшивание, оформляются корешки и обложки, составляются описи дел.
Сканирование, распознавание, создание электронного архива
Этот способ подготовки документов к архивному хранению подразумевает выполнение целого ряда работ:
- из документов удаляются скрепки, скобы и другие предметы, способные повредить оборудование и/или бумагу,
- выбирается формат файлов, в которых будет храниться отсканированная информация;
- настраивается оборудование, после чего осуществляется сканирование;
- при необходимости графические файлы переводятся в текстовый формат. Эта операция называется распознаванием;
- из полученных файлов с информацией формируется электронный архив.
Описанный способ подготовки документов к архивному хранению позволяет впоследствии полноценно работать с документацией. Значительно упрощается поиск нужной информации, она получает надёжную защиту от искажения или утраты.
Почему стоит обратиться к нам
Профессионалы нашей компании быстро и качественно выполнят все мероприятия в рамках подготовки документов к архивному хранению. Сотрудникам вашей компании не придётся отрываться от своих основных обязанностей – а значит, в работе организации не возникнет простой. Мы не завышаем цены на наши услуги, в том числе на подготовку документов к архивному хранению. Обращайтесь в компанию «Архивный Центр» и экономьте деньги!
