Мы работаем:

Пн-Пт: 10:00-18:00, Сб: 10:00-13:30, Вс: выходной

Москва, Дмитровское шоссе д.3 к.1

info@a-centr.ru

Расчет стоимости
Полистный просмотр - единственный способ наладить порядок в документах

Полистный просмотр - единственный способ наладить порядок в документах

09.03.2020 Формирование дел

С царских времён в российском делопроизводстве существует закон, по которому дело отправляется в архив только после его полистного просмотра. Эта процедура состоит из 3 частей.

Построение связной структуры

Дела компонуются его согласно одной из 2 схем:

  • с учётом хронологии поступления или отправления деловых бумаг;
  • в алфавитном порядке первых букв фамилий авторов (корреспондентов).

При формировании личного дела сначала в том помещается комплект документации по приёму человека на работу, затем ещё один — по его службе.Приложения должны располагаться в связке с основными документами независимо от разницы в датах составления или утверждения. В случае отсутствия в папке нужных бумаг их следует найти и присоединить к ней.

Обработка и разброшюровка

Из дела изымается всё лишнее: проекты и черновики документов, посторонние бумаги. Если после такого сокращения оно остаётся слишком «пухлым» (содержит более 250 листов, общая толщина превышает 4 см), папку придётся разделить на тома меньшего объёма. Также нужно снять с вложенных документов металлические скрепки, скобки и булавки: с годами они окисляются и ржавчиной пачкают бумагу и картон, а иногда и вовсе рвут их своими острыми краями. Для фиксации том подшивается капроновой нитью на 4 прокола под картонную обложку.

Определение дальнейшей судьбы

Российское законодательство в части делопроизводства выделяет дела постоянного и временного хранения. Первые содержатся в архиве вечно, вторые — пока не пробьёт час для всех вложенных документов. Каждому отмерено по-разному: например, приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске сотрудника предприятия должен пролежать на полочке 5 лет, а приказ об отпуске по уходу за ребёнком — все 50.

Как не превратить хранилище в бардак

Формирование дел связано со множеством правил и нюансов — неопытному секретарю немудрено запутаться. Он непременно наделает ошибок: либо вперемешку свалит в одну папку приказы об отпусках с разными сроками хранения (частый случай в отделах кадров), либо пронумерует листы дела вместе с листом-заверителем. Если оформленные таким образом тома «поднимут», работать с ними будет тяжело. Привести дела в божеский вид призван полистный просмотр документов. Доверить его следует профессиональным архивариусам.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или отправьте запрос на info@a-centr.ru


Три причины выбрать «Архивный Центр»

  • Комплексное решение
    поставленных задач

    Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

  • Профессиональные
    консультации

    Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

  • Опыт работы с иностранными и
    отечественными организациями

    Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Новости
Статьи