С царских времён в российском делопроизводстве существует закон, по которому дело отправляется в архив только после его полистного просмотра. Эта процедура состоит из 3 частей.
Дела компонуются его согласно одной из 2 схем:
При формировании личного дела сначала в том помещается комплект документации по приёму человека на работу, затем ещё один — по его службе.Приложения должны располагаться в связке с основными документами независимо от разницы в датах составления или утверждения. В случае отсутствия в папке нужных бумаг их следует найти и присоединить к ней.
Из дела изымается всё лишнее: проекты и черновики документов, посторонние бумаги. Если после такого сокращения оно остаётся слишком «пухлым» (содержит более 250 листов, общая толщина превышает 4 см), папку придётся разделить на тома меньшего объёма. Также нужно снять с вложенных документов металлические скрепки, скобки и булавки: с годами они окисляются и ржавчиной пачкают бумагу и картон, а иногда и вовсе рвут их своими острыми краями. Для фиксации том подшивается капроновой нитью на 4 прокола под картонную обложку.
Российское законодательство в части делопроизводства выделяет дела постоянного и временного хранения. Первые содержатся в архиве вечно, вторые — пока не пробьёт час для всех вложенных документов. Каждому отмерено по-разному: например, приказ о ежегодном оплачиваемом отпуске сотрудника предприятия должен пролежать на полочке 5 лет, а приказ об отпуске по уходу за ребёнком — все 50.
Формирование дел связано со множеством правил и нюансов — неопытному секретарю немудрено запутаться. Он непременно наделает ошибок: либо вперемешку свалит в одну папку приказы об отпусках с разными сроками хранения (частый случай в отделах кадров), либо пронумерует листы дела вместе с листом-заверителем. Если оформленные таким образом тома «поднимут», работать с ними будет тяжело. Привести дела в божеский вид призван полистный просмотр документов. Доверить его следует профессиональным архивариусам.
