Порядок передачи документов

Многие задают себе вопрос, как происходит передача документов. И правда, зачастую архивы находятся в плачевном состоянии, а документы хранятся неподобающим образом. При этом практически никто не знает, как правильно подготавливать документы к передаче.

Ниже представлен порядок передачи документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация - фондообразователь является источником комплектования. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Предельные сроки хранения:

• архивные документы федеральных органов государственной власти, и т.д. - 15 лет;
• архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, и т.д.- 10 лет;
• архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, и т.д. - 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, под хозяйственные книги - 75 лет;
• архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных предприятий, и т.д., - 10 лет;
• научная, технологическая и патентная документация - 20 лет;
• конструкторская документация - 15 лет;
• проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;
• телеметрическая документация - 5 лет;
• кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;
• фотодокументы - 3 года;
• документы на машинных носителях - 5 лет.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе. Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

Документы постоянного срока хранения

Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. Документы при отсутствии правопреемника, или вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

Уничтожение документов

Уничтожение документов с не истекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном порядке. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей, или государственным архивом.

Существуют графики передачи документов

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

Правила передачи документов в архив:

• документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел;
• при первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации;
• при последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов;
• передача дел проводится по единично;
• на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив;
• прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел;
• если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел;
• номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Меры по розыску документов

На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел